Nội dung

Keep your eyes on the stars and your feet on the ground - Theodore Roosevelt

Lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần

Lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần rất quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu trong quá trình hoạt động của công ty và nhất là khi cơ quan Thuế kiểm tra.

Đặc điểm của công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình công ty có tính tổ chức cao, hoàn thiện về vốn, hoạt động mang tính xã hội hóa cao, và số lượng thành viên tương đối nhiều, việc quản lý và lưu giữ các tài liệu trong công ty cổ phần cần được kiểm soát và xây dựng chặt chẽ ngay sau khi thành lập doanh nghiệp.

Theo thông tư Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT mới đây có thay đổi một số thủ tục thành lập công ty cổ phần . Quý doanh nghiệp nên tham khảo thêm để cập nhật những thông tin mới

Lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần
Lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần

Bộ hồ sơ cần lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần

  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
  • Điều lệ của Công ty cổ phần;
  • Tất cả các biên bản họp bao gồm :

– Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty; Giám đốc; vốn vào Công ty, chứng nhận góp vốn

  • Quyết định bổ nhiệm Giám đốc doanh nghiệp; kế toán trưởng của doanh nghiệp và các quyết định khác trong quá trình hoạt động công ty
  •  Sổ chứng nhận sở hữu cổ phần;
  • Thông báo lập Sổ đăng ký cổ đông;
  • Giấy chứng nhận công bố thông tin trên cổng thông tin quốc gia;
  • Báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp
  • Sổ kế toán hàng năm doanh nghiệp
  • Chứng từ hóa đơn ( nên sắp xếp cẩn thận để tiện lưu giữ và kiểm tra lại khi cần thiết)

Doanh nghiệp phải Lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần các tài liệu nêu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Tài liệu nào sau đây không bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty cổ phần

Truy cứu thông tin về các công ty cổ phần đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hợp pháp, minh bạch và công bằng trong thị trường tài chính, và việc Lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần là một phần không thể thiếu của việc này. Tuy nhiên, không phải tất cả các tài liệu đều phải được lưu giữ tại trụ sở chính. Dưới đây là một số tài liệu không bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính.

Thông tin liên lạc của khách hàng

Thông tin liên lạc của khách hàng, bao gồm số điện thoại, địa chỉ email và các thông tin tương tự, không bắt buộc phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty cổ phần. Thông tin này có thể được lưu trữ ở nơi khác, miễn là công ty đảm bảo rằng các thông tin này được lưu giữ an toàn và bảo mật theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn và biên lai

Các hóa đơn và biên lai không cần thiết phải được Lưu giữ tài liệu trong công ty cổ phần. Tuy nhiên, công ty cần đảm bảo rằng chúng có thể truy cứu được những tài liệu này khi cần thiết, dù cho chúng có được lưu trữ ở nơi khác. Điều quan trọng là hóa đơn và biên lai phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định theo yêu cầu của pháp luật.

Thống kê và báo cáo nội bộ không chính thức

Những báo cáo không chính thức, bao gồm thống kê và báo cáo nội bộ được tạo ra cho mục đích quản lý nội bộ, không nhất thiết phải được lưu giữ tại trụ sở chính. Chúng có thể được lưu trữ ở một địa điểm khác hoặc trên hệ thống đám mây nếu phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin của công ty.

Tóm lại, mặc dù công ty cổ phần cần phải lưu giữ nhiều tài liệu quan trọng tại trụ sở chính, không phải tất cả thông tin, tài liệu đều cần phải lưu trữ ở đây. Việc quyết định nơi lưu giữ tài liệu cũng phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của công ty và các quy định về đảm bảo bảo mật thông tin.

Xem thêm:

ACSC
Sending
User Review
0 (0 votes)

Leave a Reply

    Họ và tên *

    Điện thoại *

    Nhập email *

    Lĩnh vực đăng ký: *

    Địa điểm đăng ký của bạn thuộc quận mấy *