Tư vấn DỊCH VỤ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
ACSC Tư vấn Dịch vụ Thành lập Văn Phòng Đại Diện Nhanh – Chuẩn Pháp Lý
GỌI NGAY
Quyết định mở rộng sang một thị trường mới là một bước đi đầy tham vọng. Nhưng đi kèm với đó là những câu hỏi lớn: Thị trường đó có thực sự tiềm năng? Làm thế nào để tiếp cận mà không cần một khoản đầu tư khổng lồ và rủi ro pháp lý phức tạp?
Văn phòng đại diện (VPĐD) chính là câu trả lời. Đây là công cụ chiến lược, linh hoạt và tiết kiệm chi phí nhất để doanh nghiệp của bạn “đặt một chân” vào thị trường mới, xây dựng mối quan hệ, và chuẩn bị cho những bước nhảy vọt trong tương lai.
Tại A.C.S.C, với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi không chỉ giúp bạn có được giấy phép. Chúng tôi giúp bạn xây dựng một chiến lược thâm nhập thị trường hiệu quả thông qua mô hình VPĐD.
Thành lập Văn phòng đại diện – Giải pháp an toàn & tối ưu cho doanh nghiệp
So với chi nhánh, văn phòng đại diện có 5 điểm nổi bật:
- Không phát sinh nghĩa vụ thuế phức tạp
- Không cần kê khai báo cáo hàng tháng/quý
- Chi phí duy trì thấp, thủ tục gọn nhẹ
- Tạo điểm tiếp xúc mới tại thị trường mục tiêu
- Dễ quản lý nhân sự và hoạt động chuyên môn
Nhiều doanh nghiệp chọn VPĐD khi mở thị trường mới, tuyển dụng, bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc xây dựng hình ảnh thương hiệu trước khi triển khai hoạt động kinh doanh lớn.
Quy trình thành lập Văn phòng đại diện tại A.C.S.C
✔ Tư vấn mô hình phù hợp trước khi mở VPĐD
- So sánh Chi nhánh vs VPĐD vs Địa điểm kinh doanh
- Tư vấn phương án tiết kiệm chi phí & giảm rủi ro thuế
- Gợi ý cấu trúc pháp lý tối ưu cho giai đoạn mở rộng
✔ Soạn toàn bộ hồ sơ – Doanh nghiệp chỉ cần ký
- Quyết định & biên bản họp
- Thông báo lập VPĐD
- Bổ nhiệm người đứng đầu
- Giấy tờ pháp lý liên quan
✔ Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ & làm việc với cơ quan nhà nước
✔ Nhận kết quả – Bàn giao tận nơi
✔ Hỗ trợ thủ tục sau thành lập
Hướng dẫn bạn các bước quan trọng tiếp theo: khắc dấu (nếu cần), nộp thuế môn bài, và treo bảng hiệu theo đúng quy định.
Toàn bộ quy trình: từ 3 – 5 ngày làm việc.
Dành Cho Doanh Nghiệp Muốn Tìm Hiểu Sâu Hơn
👉 So Sánh Về Mặt Chiến Lược: VPĐD vs. Chi Nhánh
Khác Biệt Giữa Chi Nhánh Và Văn Phòng Đại Diện
Việc phân biệt giữa chi nhánh và văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện | Chi nhánh công ty |
| Tư cách pháp nhân | Không | Có |
| Hoạt động kinh doanh sinh lợi | Không được phép | Được phép |
| Ký kết hợp đồng | Không | Được phép |
| Chức năng chính | Liên lạc, nghiên cứu thị trường | Sản xuất, kinh doanh |
| Trách nhiệm pháp lý | Thuộc công ty mẹ | Thuộc công ty mẹ nhưng hạch toán theo 2 hình thức là độc lập hoặc phụ thuộc |
| Quyền hạn và phạm vi hoạt động | Giới hạn hơn | Quyền hạn và hoạt động mở rộng hơn |
| Thủ tục pháp lý | Đơn giản, nhanh chóng | Nhiều yêu cầu pháp lý hơn |
- Chọn VPĐD khi: Mục tiêu chính là nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu, tìm kiếm đối tác. Bạn muốn thâm nhập với chi phí thấp và rủi ro tối thiểu. VPĐD không được kinh doanh trực tiếp.
- Chọn Chi nhánh khi: Bạn đã chắc chắn về thị trường và muốn kinh doanh, tạo ra doanh thu trực tiếp tại địa điểm đó. Thủ tục và nghĩa vụ thuế của chi nhánh phức tạp hơn.
👉 Thủ Tục Tự Thực Hiện Chi Tiết & Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị
Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Cần Chuẩn Bị
| STT | Loại giấy tờ | Số lượng (bản) | Ghi chú |
| 1 | Thông báo thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC) | 01 | Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. |
| 2 | Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện | 01 | Ghi rõ tên, địa chỉ VPĐD, nội dung hoạt động, người đứng đầu VPĐD,… |
| 3 | Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện (nếu có) | 01 | |
| 4 | Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện | 01 | |
| 5 | Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện | 01 | |
| 6 | Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật) | 01 | |
| 7 | Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt văn phòng đại diện (Tùy trường hợp.) | 01 |
Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Quy trình này đòi hỏi tuân thủ đầy đủ thủ tục hành chính và quy định pháp luật.
Các giấy tờ cần thiết gồm:
- Đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu).
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty mẹ.
- Bản sao giấy tờ tùy thân người đứng đầu văn phòng đại diện
- Hợp đồng thuê văn phòng.(Tùy trường hợp)
- Giấy ủy quyền cho ACSC thực hiện thủ tục
Sau khi hoàn thiện hồ sơ:
- Nộp hồ sơ tại Sở Tài Chính (trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công).
- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan cấp phép sẽ thông báo thời gian xử lý. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai, doanh nghiệp được yêu cầu bổ sung, điều chỉnh.
Khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp nhận:
- Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.
Các bước tiếp theo sau khi nhận giấy phép:
- Treo bảng hiệu văn phòng
- Thực hiện khai thuế môn bài với cơ quan Thuế.
Thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình Tư vấn Dịch vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện tại ACSC: 5–7 ngày làm việc (bao gồm đăng ký với Sở và với chi cục Thuế).
👉 Quyền Hạn, Nghĩa Vụ và Các Hạn Chế Của VPĐD
Quyền hạn và nghĩa vụ của văn phòng đại diện sau khi thành lập
Việc nắm rõ quyền hạn và trách nhiệm pháp lý giúp doanh nghiệp tránh vi phạm, duy trì hoạt động ổn định và phát triển lâu dài.
Quyền hạn chính của văn phòng đại diện:
- Liên lạc, xúc tiến và nghiên cứu thị trường.
- Đại diện công ty mẹ trong các hoạt động không sinh lợi trực tiếp.
- Thực hiện giao dịch phi thương mại, như ký kết hợp đồng dịch vụ hoặc mua sắm nội bộ.
- Tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu.
- Thuê văn phòng, mở tài khoản ngân hàng, sử dụng con dấu công ty cho các hoạt động được ủy quyền.
Trách nhiệm pháp lý:
- Chịu sự giám sát của cơ quan quản lý như Sở Tài Chính, Cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội.
- Nộp thuế môn bài hàng năm theo quy định (từ 1 – 3 triệu đồng/năm).
- Báo cáo tài chính và các hoạt động của văn phòng định kỳ với công ty mẹ.
- Tuân thủ Luật Doanh nghiệp và các quy định pháp luật địa phương.
Văn phòng đại diện phải thực hiện các nghĩa vụ báo cáo định kỳ để đảm bảo hoạt động minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Báo cáo cần thực hiện:
- Báo cáo thuế môn bài với Cơ quan thuế.
- Báo cáo lao động với Cơ quan quản lý lao động (nếu có nhân viên).
- Báo cáo tài chính nội bộ với công ty mẹ.
Thời gian nộp báo cáo:
- Báo cáo tài chính: Trước ngày 30/4 hàng năm.
- Báo cáo lao động: Đầu năm, trước ngày 31/1.
- Báo cáo thuế môn bài: Trước ngày 30/1 mỗi năm.
Hình thức nộp báo cáo:
- Nộp trực tiếp hoặc qua chữ ký số trên cổng thông tin của Sở Tài Chính hoặc Cơ quan thuế.
Văn phòng đại diện có những giới hạn rõ ràng về hoạt động kinh doanh, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ Luật Doanh nghiệp.
Những hạn chế chính:
- Không được thực hiện hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh sinh lợi trực tiếp.
- Không có quyền ký kết hợp đồng kinh tế trực tiếp (trừ khi có sự ủy quyền đặc biệt từ công ty mẹ).
- Không thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
- Không được tham gia các giao dịch xuất nhập khẩu trực tiếp (trừ các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng).
- Không được thực hiện các nghĩa vụ tài chính độc lập với công ty mẹ.
Văn phòng đại diện chủ yếu đóng vai trò liên lạc, nghiên cứu và đại diện, không thay thế chi nhánh công ty trong các hoạt động thương mại hoặc sản xuất.
Lưu ý quan trọng:
Nếu vi phạm các giới hạn này, văn phòng đại diện có thể bị hủy bỏ đăng ký kinh doanh hoặc bị giải thể theo yêu cầu của cơ quan quản lý thị trường.
Việc hiểu rõ quyền hạn và nghĩa vụ của văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý doanh nghiệp và tránh các rủi ro không đáng có.
Văn phòng đại diện là công cụ hữu ích để mở rộng kinh doanh và hiện diện trên thị trường Việt Nam mà không cần đầu tư lớn.
👉 Chiến lược thâm nhập thị trường hiệu quả
Bí Quyết Quản Lý & Vận Hành Văn Phòng Đại Diện Hiệu Quả
Việc quản lý vpdd sau khi thành lập là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật. Công ty mẹ cần xây dựng hệ thống quản lý rõ ràng và theo dõi sát sao. Dịch vụ ACSC xin tư vấn một số vấn đề như sau:
Chi phí thành lập và duy trì văn phòng đại diện
Chi phí thành lập văn phòng đại diện là yếu tố quan trọng trong kế hoạch mở rộng kinh doanh. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các khoản phí từ lúc đăng ký đến khi vận hành.
Các khoản chi phí cần dự trù
Việc thành lập văn phòng đại diện đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách cho nhiều hạng mục. Các khoản chính bao gồm:
- Lệ phí đăng ký với Sở Tài Chính.
- Phí thuê văn phòng, treo bảng hiệu văn phòng.
- Phí quản lý hàng năm như thuế, báo cáo tài chính (đối với công ty nước ngoài đặt VPDD tại Việt Nam.
- Việc dự trù đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh thiếu hụt tài chính và đảm bảo quá trình đăng ký kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Việc quản lý vpdd sau khi thành lập là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật. Công ty mẹ cần xây dựng hệ thống quản lý rõ ràng và theo dõi sát sao. Dịch vụ ACSC xin tư vấn một số vấn đề như sau:
Chi phí thành lập và duy trì văn phòng đại diện
Chi phí thành lập văn phòng đại diện là yếu tố quan trọng trong kế hoạch mở rộng kinh doanh. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các khoản phí từ lúc đăng ký đến khi vận hành.
Các khoản chi phí cần dự trù
Việc thành lập văn phòng đại diện đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách cho nhiều hạng mục. Các khoản chính bao gồm:
- Phí quản lý hàng năm như thuế, báo cáo tài chính (đối với công ty nước ngoài đặt VPDD tại Việt Nam.
- Việc dự trù đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh thiếu hụt tài chính và đảm bảo quá trình đăng ký kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
- Lệ phí đăng ký với Sở Tài Chính.
- Phí thuê văn phòng, treo bảng hiệu văn phòng.
Tư vấn từ Ms Phụng – CEO ACSC Dichvuthanhlap.com về cách quản lý và vận hành VPDD: Việc tính toán kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính, tránh gián đoạn hoạt động và đảm bảo văn phòng đại diện vận hành hiệu quả.
*
Văn Phòng Đại Diện Là Gì? (Định Nghĩa & Vai Trò)
Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, VPDD mở ra nhằm tiếp cận khách hàng ở các khu vực mà doanh nghiệp muốn tiếp cận. Văn phòng này không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp mà chỉ thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, xúc tiến thương mại hoặc đại diện theo ủy quyền.
Các đặc điểm chính của văn phòng đại diện:
- Không có tư cách pháp nhân độc lập.
- Không được trực tiếp ký kết hợp đồng kinh doanh sinh lợi.
- Chỉ thực hiện chức năng liên lạc, quảng bá và nghiên cứu thị trường.
- Hoạt động dưới sự ủy quyền của công ty mẹ.
Ví dụ: Công ty TNHH ACSC tại TP.HCM mở văn phòng đại diện tại Hà Nội nhằm mục đích nghiên cứu thị trường và quảng bá thương hiệu.
Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà không phải thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp. Văn phòng đại diện là một phần mở rộng của doanh nghiệp mẹ, hoạt động theo ủy quyền và không có tư cách pháp nhân độc lập. Văn phòng này chỉ thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường và thúc đẩy cơ hội kinh doanh.
Tiếp cận thị trường mới: Giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt xu hướng tại các khu vực mới
Tăng cường sự hiện diện: Xây dựng niềm tin và uy tín đối với khách hàng địa phương.
Chi phí thấp: Hoạt động đơn giản, không cần thực hiện nghĩa vụ thuế như công ty con.
Lợi Ích Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Lợi ích của hình thức này:
- Mở rộng thị trường: Tiếp cận thị trường mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh.
- Xúc tiến thương mại: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến thị trường mới.
- Nghiên cứu thị trường: Thu thập thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng.
- Tư vấn khách hàng: Cung cấp dịch vụ Tư vấn khách hàng tại địa phương.
- Tạo dựng hình ảnh: Nâng cao uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp tại thị trường mới.
- Thăm dò thị trường: Thăm dò thị trường trước khi quyết định đầu tư lớn hơn (mở chi nhánh, thành lập công ty con,…).
- Tiết kiệm chi phí: So với việc thành lập chi nhánh hay công ty con, VPĐD tiết kiệm chi phí hơn.
Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Trực Tuyến (Tiện Lợi)
Hiện nay, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện trực tuyến mà không cần đến tận nơi. Quy trình này bao gồm:
Quy trình đăng ký Tư vấn Dịch vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện online như sau:
A.C.S.C – Tư vấn Dịch vụ Thành Lập Văn phòng Đại diện
Thông tin
Công ty TNHH TMDV A.C.S.C
Liên hệ đăng ký dịch vụ
thuhoai***
Mình cần hỗ trợ làm giấy phép văn phòng đại diện tại Quận 1, TP.HCM.
sunflower***
Mình cần làm giấy phép VPĐD tại TP.HCM. Liên hệ mình nhé.
admin***
Tôi có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện. Vui lòng liên hệ với tôi.
nhatruc***
Công ty tôi dưới 10 người, muốn lập văn phòng giao dịch tại Quận 3 (cùng quận với trụ sở). Tôi đang phân vân giữa địa điểm kinh doanh và VPĐD. Vui lòng tư vấn giúp tôi về thủ tục và các loại thuế cho từng loại hình.
quocdat***
Tôi cần tư vấn về việc thành lập văn phòng đại diện của ng nước ngoài (Hàn) tại TP.HCM.