Tư vấn chuyên môn
Công ty TNHH TMDV A.C.S.C là công ty Tư vấn Dịch vụ cho các doanh nghiệp tại TP.HCM. A.C.S.C đã tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc cung cấp Dịch vụ Tư vấn Thành lập công ty – Tư vấn Thay đổi giấy phép kinh doanh với cơ quan Nhà nước, giúp rút ngắn thời gian khi làm thủ tục hành chính.
Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp đã có những thay đổi căn bản kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2025 có hiệu lực, trao quyền tự chủ lớn hơn cho doanh nghiệp trong việc quyết định và quản lý con dấu của mình. Việc tìm hiểu quy định mới nhất về làm con dấu công ty và cách quản lý, sử dụng con dấu là điều cần thiết để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong giao dịch.
Để giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin này, ACSC Dichvuthanhlap.com cung cấp giải pháp hướng dẫn chi tiết. Chúng tôi sẽ làm rõ quy trình làm con dấu mới, việc không còn bắt buộc thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, và những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng con dấu theo quy chế quản lý con dấu nội bộ, đảm bảo quản lý dấu pháp nhân hiệu quả.
Nội dung chính
Thủ tục thay đổi Con Dấu Doanh Nghiệp Theo Luật Doanh Nghiệp
Trước đây, con dấu doanh nghiệp được xem là một vật “bất ly thân”, gắn liền với quyền lực và tính pháp lý của công ty, đồng thời chịu sự quản lý chặt chẽ từ cơ quan công an. Mọi thay đổi liên quan đến con dấu đều đòi hỏi thủ tục đăng ký, thông báo phức tạp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2025 đã thay đổi.
Điều 43 của Luật này quy định về dấu của doanh nghiệp, trao quyền tự chủ gần như tuyệt đối cho doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp được tự quyết định về loại dấu (khắc hay chữ ký số), số lượng, hình thức (tròn, vuông, màu sắc…) và nội dung con dấu.
Quan trọng nhất, Luật Doanh nghiệp 2025 đã bãi bỏ hoàn toàn quy định về việc doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Thay vào đó, việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu sẽ do doanh nghiệp tự quy định trong Điều lệ công ty hoặc Quy chế quản lý sử dụng con dấu riêng. Sự thay đổi mang tính “cách mạng” này đã chính thức loại bỏ một thủ tục hành chính phiền hà trước đây.
Do đó, khi nói đến “thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp” theo quy định mới, chúng ta không còn đề cập đến thủ tục hành chính với nhà nước nữa, mà là quy trình nội bộ và việc làm con dấu mới tại cơ sở khắc dấu.
Vậy Khi Nào Doanh Nghiệp Cần “Thay Đổi” Con Dấu Theo Quy Định Mới?
Dù được tự chủ, doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh nhu cầu thay đổi hoặc làm mới con dấu trong các trường hợp thực tế. Việc này không còn là thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, nhưng vẫn cần thực hiện đúng quy trình nội bộ và khắc dấu mới.
Các trường hợp phổ biến cần thay đổi/làm mới con dấu:
- Thay đổi thông tin cốt lõi: Khi công ty thay đổi Tên hoặc Mã số thuế (trường hợp đổi MST rất hiếm), thông tin trên dấu cũ không còn chính xác, bắt buộc phải làm dấu mới. Thay đổi địa chỉ không nhất thiết phải đổi dấu nếu dấu cũ không khắc địa chỉ.
- Mong muốn thay đổi thiết kế: Doanh nghiệp muốn làm mới hình ảnh, thay đổi logo, font chữ, hình dạng con dấu (từ tròn sang vuông hoặc ngược lại) cho phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu mới.
- Nhu cầu sử dụng nhiều dấu: Công ty phát triển, cần nhiều con dấu hơn cho các phòng ban, chi nhánh, hoặc muốn làm thêm dấu chức danh (Giám đốc, Kế toán trưởng…). Luật mới cho phép doanh nghiệp tự quyết định số lượng.
- Con dấu bị mất hoặc hư hỏng: Khi dấu cũ không thể sử dụng được nữa do mất cắp, thất lạc hoặc hao mòn, hỏng hóc.
- Chuyển đổi sang chữ ký số: Doanh nghiệp quyết định giảm hoặc không sử dụng dấu khắc truyền thống và chuyển sang dùng chữ ký số làm hình thức dấu điện tử chính thức.
Trong mọi trường hợp này, quy trình chính là ra quyết định nội bộ và liên hệ cơ sở khắc dấu để làm con dấu mới, không cần thông qua thủ tục hành chính nào khác tại Sở Tài Chính hay cơ quan công an.
Quy Trình Thực Hiện Khi Doanh Nghiệp Muốn Có Con Dấu Mới/Thay Đổi Dấu
Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2025 đã được tinh gọn tối đa, tập trung vào quyết định và trách nhiệm của doanh nghiệp. Quy trình gồm các bước chính sau:
- Bước 1: Ra Quyết Định Nội Bộ và Cập Nhật Văn Bản Quản Lý:
- Người có thẩm quyền (thường là Người đại diện theo pháp luật hoặc theo quy định Điều lệ) ra quyết định về việc làm con dấu mới hoặc thay đổi con dấu hiện tại.
- Quyết định cần nêu rõ lý do, số lượng, hình thức, nội dung con dấu mới.
- Quan trọng: Đồng thời, cần xem xét sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty hoặc ban hành/sửa đổi Quy chế quản lý và sử dụng con dấu để phù hợp với con dấu mới (nếu cần). Văn bản này quy định ai giữ dấu, cách sử dụng, bảo quản…
- Bước 2: Lựa Chọn Cơ Sở Khắc Dấu Uy Tín:
- Tìm kiếm và lựa chọn đơn vị có chức năng khắc dấu hợp pháp, đảm bảo chất lượng và uy tín. Tham khảo các đơn vị được cấp phép, có công nghệ khắc hiện đại (laser).
- So sánh giá cả và dịch vụ giữa các đơn vị.
- Bước 3: Cung Cấp Thông Tin và Thực Hiện Khắc Dấu:
- Cung cấp cho cơ sở khắc dấu các thông tin cần thiết: Nội dung cần thể hiện trên dấu, yêu cầu về hình thức, kích thước, màu mực…
- Xác nhận mẫu thiết kế (nếu có) trước khi khắc.
- Cơ sở khắc dấu tiến hành thực hiện.
- Bước 4: Nhận Con Dấu Mới:
- Người đại diện hợp pháp của công ty (NĐDTPL hoặc người được ủy quyền bằng Giấy giới thiệu) mang theo giấy tờ cần thiết đến nhận dấu.
- Kiểm tra kỹ lưỡng con dấu mới về nội dung, hình thức, chất lượng trước khi ký nhận.
- Bước 5: Quản Lý, Sử Dụng Dấu Mới và Xử Lý Dấu Cũ:
- Đưa con dấu mới vào quản lý và sử dụng theo đúng Quy chế/Điều lệ đã ban hành.
- Không cần thông báo mẫu dấu cho bất kỳ cơ quan nhà nước nào.
- Đối với con dấu cũ (nếu là thay đổi), doanh nghiệp tự quyết định việc lưu giữ hoặc hủy bỏ. Nên lập biên bản hủy dấu (nếu hủy) để lưu nội bộ, phòng ngừa rủi ro.
Quy trình này thể hiện rõ quyền tự chủ của doanh nghiệp theo tinh thần mới của Luật Doanh nghiệp 2025.
Xem Thêm: Làm sao để Thủ Tục Chuyển Địa Điểm Kinh Doanh , Thủ Tục Đăng Ký Thay Đổi Cổ Đông Góp Vốn và Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty Khác Quận?
Doanh Nghiệp Được Tự Quyết Định Những Gì Về Con Dấu?
Luật Doanh nghiệp 2025 trao quyền tự chủ rất lớn cho doanh nghiệp trong việc quyết định về con dấu của mình. Cụ thể:
- Loại dấu: Doanh nghiệp có thể chọn dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (dấu khắc vật lý) hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử, hoặc sử dụng cả hai loại.
- Số lượng dấu: Không giới hạn. Doanh nghiệp tự quyết định cần bao nhiêu con dấu pháp nhân cho công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện… phù hợp với nhu cầu quản lý.
- Hình thức dấu:
- Hình dạng: Không bắt buộc hình tròn. Có thể là tròn, vuông, oval, tam giác, đa giác hoặc hình dạng khác.
- Kích thước: Tự do lựa chọn kích thước phù hợp.
- Màu mực: Tự do lựa chọn màu mực (đỏ, xanh, đen…).
- Nội dung dấu:
- Pháp luật không quy định nội dung bắt buộc.
- Thông lệ tốt nhất là nên có Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp.
- Có thể thêm logo, địa chỉ, thông tin khác tùy ý, miễn là không vi phạm điều cấm của pháp luật (không dùng Quốc huy, Đảng kỳ, hình ảnh lãnh tụ…).
Sự tự do này cho phép doanh nghiệp thể hiện sự sáng tạo và đồng bộ con dấu với bộ nhận diện thương hiệu của mình, đồng thời đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng.
Tầm Quan Trọng Của Quy Chế Quản Lý và Sử Dụng Con Dấu Nội Bộ
Khi không còn sự quản lý từ cơ quan nhà nước, trách nhiệm tự quản lý con dấu của doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc xây dựng và thực thi một Quy chế quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ là điều cần thiết.
- Tại sao cần Quy chế?
- Xác định trách nhiệm: Quy định rõ ai là người được giao giữ dấu, chịu trách nhiệm về việc bảo quản và sử dụng đúng mục đích.
- Kiểm soát việc sử dụng: Đặt ra quy tắc về việc văn bản nào được đóng dấu, ai có thẩm quyền phê duyệt trước khi đóng dấu, cách thức đóng dấu (đóng vào chữ ký, đóng giáp lai, đóng treo…).
- Phòng ngừa rủi ro: Hạn chế tối đa việc sử dụng dấu sai mục đích, lạm dụng con dấu gây thiệt hại cho công ty hoặc các bên liên quan.
- Cơ sở xử lý vi phạm: Là căn cứ để xử lý kỷ luật hoặc yêu cầu bồi thường đối với cá nhân vi phạm quy chế sử dụng dấu.
- Nội dung cốt lõi của Quy chế:
- Nguyên tắc chung về quản lý, sử dụng dấu.
- Mô tả mẫu dấu, số lượng dấu đang sử dụng.
- Phân công người quản lý, giữ dấu.
- Quy định về phạm vi sử dụng dấu.
- Quy trình đóng dấu, phê duyệt trước khi đóng dấu.
- Quy định về bàn giao, bảo quản, xử lý khi mất/hỏng dấu.
- Trách nhiệm của các bên liên quan.
Quy chế này nên được ban hành bởi người có thẩm quyền (HĐTV, HĐQT, Giám đốc…) và phổ biến rộng rãi đến các cá nhân, bộ phận có liên quan trong công ty. Đây chính là phần “thủ tục” nội bộ quan trọng thay thế cho thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp hành chính trước đây.
Phân Biệt Các Loại Dấu Thường Dùng Trong Doanh Nghiệp
Ngoài con dấu pháp nhân chính thức, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại dấu khác nhau. Cần phân biệt rõ giá trị của chúng:
- Dấu pháp nhân (Dấu công ty):
- Là con dấu chính thức, thể hiện tư cách pháp lý của doanh nghiệp.
- Nội dung, hình thức do doanh nghiệp tự quyết và đăng ký trong Quy chế/Điều lệ.
- Sử dụng trên các văn bản quan trọng, hợp đồng, giao dịch pháp lý.
- Không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan ĐKKD.
- Dấu chi nhánh/VPĐD:
- Đơn vị phụ thuộc cũng được phép có con dấu riêng.
- Nội dung thường bao gồm tên công ty mẹ và tên chi nhánh/VPĐD.
- Việc sử dụng và quản lý cũng do doanh nghiệp tự quyết định và quy định trong quy chế.
- Không cần thông báo mẫu dấu.
- Dấu chức danh:
- Khắc tên và chức vụ cá nhân (Giám đốc, Kế toán trưởng…).
- Không có giá trị pháp lý thay thế dấu pháp nhân. Chỉ xác nhận chữ ký và chức danh.
- Các loại dấu khác: Dấu ngày tháng, dấu “Đã thu tiền”, dấu logo… chỉ có giá trị thông tin nội bộ.
Sử dụng đúng loại dấu cho từng loại văn bản là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý và chuyên nghiệp.
Bạn cần làm con dấu công ty, dấu chi nhánh, dấu chức danh? A.C.S.C tư vấn đăng ký khắc dấu cho bạn có được con dấu chất lượng, đúng yêu cầu.
Xem Thêm: Cần làm gì sau khi Thủ Tục Sau Khi Thay Đổi Giấy Phép Kinh Doanh hoặc cần Thủ Tục Xin Cấp Lại Giấy Phép Kinh Doanh? Tư vấn Giải Thể Chi Nhánh
Lựa Chọn Cơ Sở Khắc Dấu: Uy Tín và Chất Lượng Lên Hàng Đầu
Mặc dù thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp về mặt hành chính đã được bãi bỏ, việc lựa chọn cơ sở khắc dấu uy tín để làm con dấu mới vẫn rất quan trọng.
- Tại sao cần chọn cơ sở uy tín?
- Đảm bảo tính pháp lý: Cơ sở khắc dấu phải có đăng ký kinh doanh ngành nghề này.
- Chất lượng con dấu: Đảm bảo dấu khắc ra sắc nét, bền, không bị nhòe, đúng thiết kế. Chất lượng vật liệu (mặt dấu polymer, cán dấu…) ảnh hưởng đến độ bền.
- Bảo mật thông tin: Tránh việc thông tin và mẫu dấu của công ty bị lộ ra ngoài hoặc làm giả.
- Đúng hẹn: Đảm bảo thời gian giao dấu như cam kết.
- Giá cả cạnh tranh: So sánh giá giữa các đơn vị có chất lượng tương đương.
- Quy trình làm việc với cơ sở khắc dấu:
- Cung cấp thông tin (Nội dung, mẫu mã yêu cầu).
- Thống nhất thiết kế, báo giá, thời gian hoàn thành.
- Đặt cọc (nếu có yêu cầu).
- Cử người đại diện hợp pháp đến nhận dấu và thanh toán phần còn lại.
Đầu tư vào một con dấu chất lượng từ cơ sở uy tín là cần thiết cho hình ảnh và hoạt động lâu dài của doanh nghiệp.
A.C.S.C: Tư Vấn Quản Lý Con Dấu và Dịch vụ Khắc Dấu
Quy định mới về con dấu trao quyền tự chủ lớn hơn, nhưng cũng đặt ra trách nhiệm tự quản lý cao hơn cho doanh nghiệp. Dịch Vụ A.C.S.C AOI cung cấp dịch vụ tư vấn và khắc dấu, giúp bạn thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình.
Dịch vụ Tư Vấn của A.C.S.C:
- Tư vấn quy định mới: Giải thích rõ quyền tự quyết, việc bãi bỏ thông báo mẫu dấu, trách nhiệm quản lý nội bộ.
- Tư vấn xây dựng Quy chế quản lý, sử dụng con dấu: Giúp doanh nghiệp xây dựng quy chế chặt chẽ, phù hợp, phòng ngừa rủi ro.
- Tư vấn thiết kế mẫu dấu: Tư vấn và hỗ trợ thiết kế mẫu dấu pháp nhân, dấu chức danh… phù hợp với nhận diện thương hiệu và quy định (dù linh hoạt nhưng vẫn cần rõ ràng).
- Tư vấn thủ tục liên quan: Đồng hành cùng doanh nghiệp khi thay đổi thông tin ĐKDN dẫn đến việc phải làm lại con dấu.
Tại sao nên chọn A.C.S.C?
- Cập nhật pháp luật: Luôn nắm vững các quy định mới nhất về doanh nghiệp và con dấu.
- Kinh nghiệm thực tiễn: Hiểu rõ các vấn đề phát sinh trong quản lý và sử dụng con dấu.
- Giải pháp tối ưu: Tư vấn cách quản lý con dấu hiệu quả, an toàn.
Liên hệ A.C.S.C để được tư vấn về con dấu
MS Phụng và đội ngũ công ty luôn làm việc nhiệt huyết và hiệu quả nhất nhằm gửi tới khách hàng những dịch vụ tư vấn hoàn thiện và nhanh chóng trong lĩnh vực tư vấn đăng ký kinh doanh nhằm giúp khách hàng an tâm trong quá trình mở công ty và phát triển kinh doanh.
Tôi và đội ngũ công ty xin chân thành cảm ơn quý khách hàng vì đã lựa chọn công ty ACSC là người bạn đồng hành của quý doanh nghiệp về Dịch vụ Tư vấn doanh nghiệp – Dịch vụ đặt tên công ty theo Phong thủy
“Với kinh nghiệm trong nhiều năm về thủ tục tư vấn doanh nghiệp cùng với đam mê về lĩnh vực phong thủy, qua thời gian nghiên cứu và tìm tòi, tôi tin rằng với kiến thức của tôi sẽ đồng hành trong sự phát triển của quý doanh nghiệp.”
