Quy Định Về Lưu Trữ Hồ Sơ Trong Doanh Nghiệp Chi Tiết

Trong guồng quay hoạt động hàng ngày, công tác lưu trữ hồ sơ đôi khi bị xem nhẹ hoặc thực hiện một cách đối phó. Tuy nhiên, việc tuân thủ nghiêm túc và khoa học quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp mang lại những giá trị vô cùng to lớn, vượt xa vai trò của một nghĩa vụ hành chính đơn thuần. Đây là nền tảng cho sự vận hành hiệu quả, minh bạch và an toàn pháp lý của mọi tổ chức.

Trước hết, lưu trữ hồ sơ đúng quy định là yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Luật Kế toán, Luật Lưu trữ, Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn đều có những điều khoản chi tiết về việc này. Tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, các khoản phạt không đáng có trong quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước. Việc này tạo dựng hình ảnh một doanh nghiệp hoạt động có tổ chức, tôn trọng pháp luật.

Quan trọng hơn, hồ sơ, tài liệu được lưu trữ một cách khoa học là nguồn thông tin vô giá, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, điều hành. Khi cần tra cứu thông tin về một hợp đồng cũ, một quyết định nhân sự, hay số liệu tài chính của các năm trước, việc tìm kiếm nhanh chóng và chính xác giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả công việc. Dữ liệu lịch sử đáng tin cậy là cơ sở vững chắc để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Hồ sơ lưu trữ còn là bằng chứng pháp lý quan trọng trong các trường hợp xảy ra tranh chấp, khiếu nại hoặc kiện tụng. Các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự… được lưu giữ đầy đủ, đúng quy cách sẽ là căn cứ vững chắc để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trước các bên liên quan hoặc trước cơ quan tài phán.

Bên cạnh đó, hệ thống hồ sơ lưu trữ tốt còn là kho tàng tri thức, kinh nghiệm của doanh nghiệp. Nó phản ánh quá trình hình thành, phát triển, những thành công và cả những bài học kinh nghiệm. Việc khai thác hiệu quả kho tri thức này giúp doanh nghiệp kế thừa và phát huy những giá trị tốt đẹp, tránh lặp lại sai lầm, và đào tạo nhân viên mới hiệu quả hơn.

Cuối cùng, trong thời đại số, việc tổ chức lưu trữ hồ sơ, đặc biệt là hồ sơ điện tử, một cách hệ thống và an toàn còn giúp bảo vệ tài sản thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi các nguy cơ mất mát, hư hỏng, hoặc truy cập trái phép, đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Do đó, đầu tư vào công tác lưu trữ hồ sơ là đầu tư cho sự phát triển bền vững và an toàn của chính doanh nghiệp.

Phạm vi hồ sơ, tài liệu mà một doanh nghiệp cần lưu trữ rất rộng, bao gồm tất cả các giấy tờ, văn bản, dữ liệu được tạo ra hoặc nhận được trong quá trình hoạt động, phản ánh mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Việc phân loại hồ sơ một cách khoa học là bước đầu tiên và quan trọng để thực hiện tốt quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. Dưới đây là các nhóm hồ sơ, tài liệu chính yếu:

1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp:
   • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (và các giấy chứng nhận thay đổi nội dung ĐKDN).
   • Điều lệ công ty (và các bản sửa đổi, bổ sung).
   • Sổ đăng ký cổ đông/Sổ đăng ký thành viên.
   • Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (đối với ngành nghề có điều kiện).
   • Hồ sơ đăng ký đầu tư (nếu có).
   • Các giấy phép, chứng nhận khác liên quan đến hoạt động.
2. Hồ sơ kế toán, tài chính, thuế: (Cực kỳ quan trọng và có quy định thời hạn lưu trữ chi tiết)
   • Chứng từ kế toán (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, xuất kho…).
   • Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ nhật ký chung…).
   • Báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán thuế.
   • Hồ sơ kê khai và nộp các loại thuế (GTGT, TNDN, TNCN, môn bài…).
   • Biên bản kiểm kê, đánh giá tài sản, biên bản đối chiếu công nợ.
   • Hồ sơ liên quan đến kiểm toán, thanh tra tài chính, thuế.
3. Hồ sơ nhân sự, lao động, tiền lương:
   • Hồ sơ lý lịch của người lao động.
   • Hợp đồng lao động và các phụ lục, thỏa thuận kèm theo.
   • Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng…
   • Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng.
   • Hồ sơ tham gia và giải quyết chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
   • Nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.
   • Hồ sơ giải quyết tranh chấp lao động (nếu có).
4. Hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh:
   • Hợp đồng kinh tế (mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hợp tác kinh doanh…).
   • Hồ sơ dự án, hồ sơ dự thầu.
   • Tài liệu nghiên cứu thị trường, kế hoạch kinh doanh.
   • Hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp.
   • Tài liệu quảng cáo, tiếp thị.
   • Hồ sơ quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
5. Hồ sơ quản trị nội bộ:
   • Biên bản họp, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
   • Quyết định của Ban Giám đốc/Tổng giám đốc.
   • Các quy chế, quy định nội bộ (quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, quy chế quản lý tài sản…).
   • Công văn đi, công văn đến.
   • Báo cáo công việc, báo cáo tổng kết hoạt động.
6. Hồ sơ về tài sản, sở hữu trí tuệ:
   • Hồ sơ pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
   • Hồ sơ đăng ký xe, máy móc thiết bị.
   • Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp, sáng chế, bản quyền tác giả.

Việc xác định đầy đủ các loại hồ sơ cần lưu trữ giúp doanh nghiệp không bỏ sót tài liệu quan trọng và xây dựng được hệ thống quản lý, lưu trữ phù hợp.

Xem Thêm: Cách Lưu Trữ Hồ Sơ Công Ty và Cách Lập Sổ Đăng Ký Cổ Đông, Quy Định Làm Biển Hiệu Công Ty dễ dàng

Một trong những nội dung cốt lõi của quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp là xác định đúng thời hạn lưu trữ cho từng loại tài liệu. Việc lưu trữ quá ngắn có thể vi phạm pháp luật và mất đi bằng chứng quan trọng, trong khi lưu trữ quá dài gây lãng phí không gian và chi phí quản lý. Pháp luật Việt Nam, chủ yếu là Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Lưu trữ 2011, quy định các mức thời hạn lưu trữ chính sau:

Lưu trữ tối thiểu 05 năm: Áp dụng đối với các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thông thường của đơn vị kế toán, không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Ví dụ cụ thể:

• Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập chứng từ của bộ phận kế toán (ví dụ: bản lưu tại bộ phận kho, bộ phận bán hàng).
• Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính (ví dụ: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảo hiểm xã hội khi đã có bảng tổng hợp thanh toán…).
• Tài liệu kế toán khác không thuộc nhóm 10 năm và vĩnh viễn.

Lưu ý: Thời hạn 5 năm tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Áp dụng đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác liên quan.

Ví dụ cụ thể:

• Hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra (bản lưu tại bộ phận kế toán).
• Chứng từ ghi sổ.
• Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản.
• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
• Sổ chi tiết công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…
• Báo cáo tài chính năm (đã được duyệt).
• Báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN…
• Hồ sơ, biên bản thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của cơ quan nhà nước.
• Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn.

Lưu ý: Thời hạn 10 năm tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Đối với tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ thì tính từ ngày hoàn thành công việc. Tài liệu liên quan đến đầu tư XDCB tính từ khi công trình được duyệt quyết toán.

Lưu trữ vĩnh viễn (hoặc trên 10 năm cho đến khi không còn giá trị sử dụng): Áp dụng đối với các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Ví dụ cụ thể:

• Tài liệu kế toán về thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, thanh lý.
• Các báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán ngân sách đã được phê duyệt có ý nghĩa lịch sử quan trọng.
• Sổ kế toán tổng hợp có ý nghĩa lịch sử.
• Hồ sơ, tài liệu liên quan đến chủ quyền quốc gia, an ninh quốc phòng.
• Tài liệu quan trọng khác theo quyết định của người đứng đầu đơn vị hoặc theo quy định pháp luật chuyên ngành (ví dụ: hồ sơ gốc về đất đai, tài sản lớn…).

Lưu ý: “Vĩnh viễn” thường áp dụng cho các tài liệu có giá trị lịch sử lâu dài. Đối với tài liệu quan trọng khác, có thể lưu trữ trên 10 năm và xem xét tiêu hủy khi không còn cần thiết cho hoạt động hoặc tra cứu. Việc xác định tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thường do người đứng đầu doanh nghiệp quyết định dựa trên tầm quan trọng của tài liệu.

Thời hạn lưu trữ các loại hồ sơ khác:

• Hồ sơ nhân sự: Thường lưu trữ trong suốt quá trình người lao động làm việc và một khoảng thời gian nhất định sau khi nghỉ việc (ví dụ 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn tùy chính sách công ty và tính chất hồ sơ), một số hồ sơ gốc có thể cần lưu lâu hơn.
• Hợp đồng kinh tế: Lưu trữ ít nhất theo thời hiệu khởi kiện (thường là 2-3 năm sau khi hết hiệu lực) hoặc lâu hơn nếu cần thiết cho việc đối chiếu, giải quyết tranh chấp, quyết toán thuế.
• Hồ sơ pháp lý công ty: Lưu trữ vĩnh viễn trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp.

Bảng Tóm Tắt Thời Hạn Lưu Trữ Hồ Sơ Kế Toán Chính:

Loại Tài Liệu Kế Toán	Thời Hạn Lưu Trữ Tối Thiểu	Căn Cứ Pháp Lý Chính
Chứng từ không dùng trực tiếp ghi sổ, lập BCTC (bản lưu bộ phận khác, bảng chấm công…)	05 năm	Điều 12 NĐ 174/2016/NĐ-CP
Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ, lập BCTC (hóa đơn, phiếu thu/chi KT…), Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Báo cáo tài chính tháng/quý/năm, Báo cáo quyết toán, Hồ sơ kiểm toán/thanh tra, Biên bản tiêu hủy…	10 năm	Điều 13 NĐ 174/2016/NĐ-CP, Điều 41 Luật Kế toán 2015
Tài liệu kế toán có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng (thành lập, giải thể, phá sản, BCTC năm/quyết toán quan trọng, Sổ tổng hợp quan trọng…)	Vĩnh viễn / Trên 10 năm	Điều 14 NĐ 174/2016/NĐ-CP

Việc áp dụng đúng thời hạn lưu trữ giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa không gian và chi phí lưu trữ, đồng thời đảm bảo khả năng truy xuất thông tin khi cần thiết.

Để công tác lưu trữ hồ sơ đạt hiệu quả và tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp, cần đảm bảo thực hiện theo các nguyên tắc và yêu cầu cơ bản sau đây, theo tinh thần của Luật Lưu trữ và các quy định liên quan:

• Đầy đủ và Toàn vẹn: Hồ sơ, tài liệu phải được thu thập đầy đủ theo từng vụ việc, vấn đề hoặc theo trình tự thời gian. Nội dung tài liệu phải được giữ nguyên vẹn, không bị sửa chữa, tẩy xóa làm sai lệch thông tin gốc.
• An toàn và Bảo mật: Phải có biện pháp bảo quản an toàn để chống mất mát, hư hỏng do các yếu tố môi trường (ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ…) hoặc do con người. Đồng thời, cần đảm bảo tính bảo mật thông tin, ngăn chặn việc truy cập, sử dụng trái phép, đặc biệt đối với các tài liệu chứa bí mật kinh doanh, thông tin nhạy cảm.
• Khoa học và Hệ thống: Hồ sơ, tài liệu cần được phân loại một cách khoa học, sắp xếp theo một trật tự logic nhất định (theo thời gian, theo vấn đề, theo loại hình…). Phải xây dựng các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu để việc tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác khi cần.
• Dễ tìm, Dễ thấy, Dễ lấy: Việc sắp xếp khoa học phải đi đôi với việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Người có thẩm quyền phải có khả năng truy cập và lấy được tài liệu cần thiết một cách dễ dàng.
• Tuân thủ Thời hạn Lưu trữ: Phải xác định và áp dụng đúng thời hạn lưu trữ cho từng loại hồ sơ theo quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết hạn đúng quy trình.
• Xác định Trách nhiệm: Phải quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong việc lập, giao nộp, quản lý, bảo quản và khai thác hồ sơ, tài liệu. Cần có người phụ trách công tác lưu trữ chung của doanh nghiệp.
• Hiện đại hóa (Đối với Lưu trữ Điện tử): Áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin để quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ điện tử hiệu quả, đảm bảo các yêu cầu về tính xác thực, toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng truy cập lâu dài theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử.

Việc tuân thủ các nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn biến kho lưu trữ hồ sơ thành một nguồn lực thông tin quý giá, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý và phát triển.

Mặc dù xu hướng lưu trữ điện tử ngày càng phổ biến, việc lưu trữ hồ sơ giấy vẫn còn tồn tại và giữ vai trò quan trọng tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt đối với các tài liệu gốc hoặc theo yêu cầu pháp luật. Để thực hiện tốt quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp đối với tài liệu giấy, cần tuân thủ một quy trình khoa học:

1. Thu thập và Phân loại tài liệu: Tập hợp đầy đủ tài liệu phát sinh từ các bộ phận. Tiến hành phân loại sơ bộ tài liệu theo nguồn gốc hình thành (phòng ban), theo loại hình (công văn, hợp đồng, báo cáo…), theo vấn đề hoặc theo thời gian. Loại bỏ các bản nháp, bản thừa không cần thiết.
2. Lập hồ sơ: Tập hợp các tài liệu có liên quan đến cùng một vấn đề, một vụ việc hoặc có cùng đặc điểm (cùng loại hình, cùng thời gian) thành một đơn vị bảo quản gọi là hồ sơ. Mỗi hồ sơ cần có tiêu đề rõ ràng, phản ánh nội dung bên trong.
3. Biên mục hồ sơ (Lập mục lục hồ sơ): Lập danh mục thống kê các hồ sơ đã được lập. Mục lục cần ghi các thông tin cơ bản như: số thứ tự hồ sơ, ký hiệu hồ sơ (nếu có), tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ, số lượng tờ, thời hạn bảo quản. Mục lục giúp quản lý và tra cứu hồ sơ dễ dàng.
4. Sắp xếp hồ sơ vào hộp/cặp: Đưa các hồ sơ đã biên mục vào các hộp hoặc cặp lưu trữ chuyên dụng. Bên ngoài hộp/cặp cần ghi nhãn rõ ràng các thông tin nhận biết như tên đơn vị/bộ phận, số thứ tự hộp, danh mục hồ sơ chứa bên trong.
5. Sắp xếp hộp/cặp lên giá/tủ: Đặt các hộp/cặp hồ sơ lên giá, tủ trong kho lưu trữ theo một trật tự nhất định (ví dụ: theo thứ tự mục lục, theo phòng ban, theo năm…). Sơ đồ vị trí các giá, tủ, hộp cần được lập để tiện tra cứu.
6. Bảo quản trong kho lưu trữ: Kho lưu trữ hồ sơ giấy cần đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm phù hợp, thông thoáng, sạch sẽ, tránh ánh nắng trực tiếp. Phải có các biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt, côn trùng, chuột… Trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như giá, tủ, điều hòa, máy hút ẩm, bình chữa cháy. Phải có nội quy kho lưu trữ và quy định về việc ra vào, khai thác tài liệu.
7. Tổ chức khai thác, sử dụng: Xây dựng quy trình cho mượn, trả tài liệu, đảm bảo việc khai thác đúng mục đích, đúng đối tượng và tài liệu được hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn.

Việc thực hiện đúng quy trình này giúp quản lý hồ sơ giấy một cách hệ thống, an toàn và hiệu quả.

Trong kỷ nguyên số, lưu trữ hồ sơ điện tử đang trở thành xu thế tất yếu, mang lại nhiều lợi ích về tiết kiệm không gian, chi phí, khả năng tra cứu nhanh chóng và chia sẻ thông tin thuận tiện. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý và tính bền vững, việc lưu trữ điện tử phải tuân thủ chặt chẽ quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp, đặc biệt là Luật Giao dịch điện tử 2005 (và Luật Giao dịch điện tử 2023 sắp có hiệu lực) và Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

1. Yêu cầu pháp lý đối với hồ sơ lưu trữ điện tử:
   • Tính toàn vẹn: Nội dung của thông điệp dữ liệu phải được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh. Tiêu chí đánh giá là thông điệp chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị.
   • Tính xác thực: Phải xác định được nguồn gốc khởi tạo, người ký (nếu có) và thời gian tạo lập, gửi, nhận thông điệp dữ liệu. Việc sử dụng chữ ký số được xem là giải pháp đảm bảo tính xác thực và tính chống chối bỏ hiệu quả.
   • Khả năng truy cập: Nội dung thông điệp dữ liệu phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
   • Định dạng phù hợp: Lưu trữ dưới định dạng cho phép đọc, hiển thị, trích xuất mà không làm thay đổi nội dung. Các định dạng phổ biến như PDF/A (PDF/Archive) thường được khuyến nghị cho lưu trữ lâu dài.
   • Lưu trữ siêu dữ liệu (Metadata): Các thông tin mô tả về dữ liệu (người tạo, thời gian tạo, ngữ cảnh…) cần được lưu trữ kèm theo để đảm bảo khả năng quản lý, tìm kiếm và xác thực.
   • Bảo mật và An toàn thông tin: Phải có các biện pháp kỹ thuật, quản lý để bảo vệ hồ sơ điện tử khỏi nguy cơ truy cập trái phép, sửa đổi, xóa bỏ, virus, tấn công mạng…
   • Sao lưu và Phục hồi: Phải có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ và kế hoạch phục hồi khi có sự cố xảy ra.
2. Giải pháp lưu trữ hồ sơ điện tử hiệu quả:
   • Số hóa tài liệu giấy: Chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử (scan) theo quy trình chuẩn, đảm bảo chất lượng hình ảnh và tính toàn vẹn.
   • Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS – Document Management System): Phần mềm chuyên dụng giúp tổ chức, quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và kiểm soát truy cập hồ sơ điện tử một cách khoa học. DMS thường tích hợp các tính năng như phân loại, đánh chỉ mục, quản lý phiên bản, quản lý vòng đời tài liệu, phân quyền người dùng.
   • Lưu trữ đám mây (Cloud Storage): Sử dụng dịch vụ lưu trữ từ các nhà cung cấp uy tín (Google Drive, OneDrive, Dropbox for Business, hoặc các dịch vụ chuyên dụng khác) giúp tiết kiệm chi phí hạ tầng, dễ dàng truy cập từ xa và thường có cơ chế sao lưu, bảo mật tốt. Cần lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, bảo mật và pháp luật Việt Nam.
   • Áp dụng Chữ ký số: Sử dụng chữ ký số để ký trên các tài liệu điện tử, đảm bảo tính pháp lý, tính xác thực và chống chối bỏ cho các giao dịch và văn bản điện tử.
   • Xây dựng Quy chế lưu trữ điện tử nội bộ: Quy định rõ ràng về quy trình tạo lập, gửi nhận, lưu trữ, bảo mật, khai thác và tiêu hủy hồ sơ điện tử trong doanh nghiệp.

Việc chuyển đổi sang lưu trữ điện tử cần được thực hiện bài bản, kết hợp giữa giải pháp công nghệ và quy trình quản lý chặt chẽ để phát huy tối đa lợi ích và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Xem Thêm: Công Ty Đại Chúng Là Gì và Mẫu Điều Lệ Doanh Nghiệp khi đăng ký thành lập, Tìm hiểu thêm về Chức Năng Của Văn Phòng Đại Diện

Một phần quan trọng của quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp là việc tiêu hủy tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ. Việc tiêu hủy đúng quy trình không chỉ giúp giải phóng không gian lưu trữ mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rò rỉ thông tin và xác định rõ trách nhiệm. Quy trình tiêu hủy tài liệu, đặc biệt là tài liệu kế toán, cần được thực hiện nghiêm ngặt theo các bước sau (tham khảo Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP đối với tài liệu kế toán và quy định chung của Luật Lưu trữ):

1. Rà soát và Thống kê tài liệu hết hạn: Định kỳ (thường là hàng năm), bộ phận lưu trữ hoặc người phụ trách có trách nhiệm rà soát toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang bảo quản. Đối chiếu với bảng thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật và quy chế công ty để xác định những tài liệu đã hết thời hạn cần tiêu hủy.
2. Lập Danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy: Lập danh mục chi tiết các hồ sơ, tài liệu đã hết hạn, bao gồm các thông tin: số thứ tự, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian của tài liệu, thời hạn bảo quản theo quy định, ghi chú (nếu có).
3. Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu: Người đứng đầu doanh nghiệp (Giám đốc/Tổng giám đốc) ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu hết hạn. Thành phần Hội đồng thường bao gồm:
   • Lãnh đạo doanh nghiệp (Chủ tịch Hội đồng).
   • Trưởng bộ phận lưu trữ/văn thư hoặc người phụ trách lưu trữ.
   • Đại diện bộ phận có tài liệu tiêu hủy (ví dụ: Kế toán trưởng nếu tiêu hủy tài liệu kế toán).
   • Có thể mời thêm chuyên gia hoặc đại diện các bộ phận liên quan khác nếu cần.
4. Họp Hội đồng tiêu hủy: Hội đồng tiến hành họp để xem xét Danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy. Hội đồng có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, xác nhận tính chính xác của danh mục và quyết định cuối cùng về việc tiêu hủy các tài liệu đó. Cần đảm bảo không tiêu hủy nhầm các tài liệu còn giá trị hoặc chưa hết hạn.
5. Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu: Cuộc họp của Hội đồng phải được lập thành biên bản. Biên bản ghi rõ thành phần Hội đồng, thời gian, địa điểm họp, ý kiến của các thành viên, kết quả biểu quyết và danh mục tài liệu được duyệt tiêu hủy. Biên bản phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng và các thành viên tham dự.
6. Tổ chức thực hiện tiêu hủy: Việc tiêu hủy phải được thực hiện dưới sự giám sát của các thành viên Hội đồng tiêu hủy. Phương pháp tiêu hủy phải đảm bảo tài liệu bị hủy hoàn toàn, thông tin không thể khôi phục được (ví dụ: cắt, xé nhỏ, nghiền thành bột đối với tài liệu giấy; xóa dữ liệu an toàn, hủy vật mang tin đối với tài liệu điện tử).
7. Lập và Lưu trữ Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu: Toàn bộ quá trình tiêu hủy phải được lập thành hồ sơ, bao gồm:
   • Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy.
   • Danh mục tài liệu tiêu hủy.
   • Biên bản họp Hội đồng tiêu hủy.
   • Biên bản bàn giao tài liệu để tiêu hủy (nếu có).
   • Biên bản về việc thực hiện tiêu hủy tài liệu.
   • Hồ sơ tiêu hủy tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại bộ phận kế toán tối thiểu 10 năm, tính từ ngày tiêu hủy (theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP).

Thực hiện đúng quy trình tiêu hủy giúp doanh nghiệp quản lý vòng đời tài liệu hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo mật thông tin.

Việc đầu tư xây dựng một hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học và tuân thủ đầy đủ quy định về lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp không chỉ là gánh nặng chi phí hay công việc hành chính nhàm chán. Ngược lại, nó mang đến những lợi ích vô cùng thiết thực, trực tiếp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Đầu tiên và rõ ràng nhất là sự an toàn về pháp lý. Tuân thủ đúng thời hạn và cách thức lưu trữ giúp doanh nghiệp tự tin đối mặt với các cuộc thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, quản lý thị trường… Tránh được các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính và các vấn đề pháp lý phức tạp khác.

Thứ hai, một hệ thống lưu trữ khoa học giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin, hồ sơ, tài liệu trở nên nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho nhân viên. Dữ liệu được hệ thống hóa tốt là cơ sở để phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định quản lý, điều hành kịp thời và đúng đắn.

Thứ ba, hồ sơ lưu trữ đầy đủ, tin cậy là nguồn bằng chứng vững chắc. Khi xảy ra tranh chấp hợp đồng, khiếu nại lao động hay các vấn đề pháp lý khác, việc cung cấp được tài liệu gốc, hợp lệ là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp.

Thứ tư, kho lưu trữ hồ sơ đóng vai trò như bộ nhớ và kho tri thức của tổ chức. Nó ghi lại lịch sử hoạt động, các kinh nghiệm thành công cũng như thất bại, giúp doanh nghiệp rút ra bài học, cải tiến quy trình và đào tạo nhân sự hiệu quả hơn.

Cuối cùng, việc quản lý tốt hồ sơ, đặc biệt là hồ sơ điện tử, giúp nâng cao khả năng bảo mật thông tin, bảo vệ tài sản trí tuệ và các dữ liệu kinh doanh quan trọng, đồng thời tiết kiệm chi phí về không gian lưu trữ vật lý và chi phí quản lý tài liệu dài hạn. Rõ ràng, lợi ích từ việc lưu trữ hồ sơ đúng quy định là rất lớn và đa dạng.

Xem chi tiết dịch vụ sau khi Thành Lập Công Ty tại đây

A.C.S.C : Giải pháp toàn diện cho báo cáo thuế, quản trị doanh nghiệp hiệu quả