Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Chi Tiết

Trước khi tìm hiểu về thủ tục thành lập văn phòng đại diện (VPĐD), điều quan trọng là phải hiểu rõ bản chất, chức năng và giới hạn hoạt động của loại hình đơn vị phụ thuộc này. Điều này giúp doanh nghiệp xác định đúng nhu cầu và tránh nhầm lẫn với các hình thức khác như chi nhánh hay địa điểm kinh doanh.

Theo Khoản 2, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện được định nghĩa như sau:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Từ định nghĩa này, có thể thấy các đặc điểm và chức năng cốt lõi của VPĐD:

1. Đơn vị phụ thuộc: VPĐD không có tư cách pháp nhân độc lập, hoạt động dưới danh nghĩa và chịu sự quản lý trực tiếp của doanh nghiệp mẹ (trụ sở chính).
2. Nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền: Thực hiện các công việc do doanh nghiệp ủy quyền, nhân danh doanh nghiệp để giao dịch, liên hệ với đối tác, khách hàng tại địa bàn đặt VPĐD.
3. Bảo vệ lợi ích doanh nghiệp: Thu thập thông tin, theo dõi thị trường, hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích của công ty mẹ.
4. Không thực hiện chức năng kinh doanh: Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất so với chi nhánh. VPĐD không được phép trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm mục đích sinh lời. Mọi hoạt động kinh doanh phải do trụ sở chính hoặc chi nhánh thực hiện.
5. Hoạt động được phép: Thông thường bao gồm:
   • Làm văn phòng liên lạc, giao dịch.
   • Nghiên cứu thị trường.
   • Xúc tiến thương mại (quảng bá, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp mẹ).
   • Theo dõi, đôn đốc thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp mẹ với đối tác tại địa phương.

Hiểu rõ giới hạn này giúp doanh nghiệp quyết định xem việc thành lập VPĐD có phù hợp với mục tiêu mở rộng của mình hay không, hay cần thành lập chi nhánh để thực hiện chức năng kinh doanh đầy đủ hơn.

Để lựa chọn hình thức mở rộng mạng lưới phù hợp, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa Văn phòng đại diện, Chi nhánh và Địa điểm kinh doanh. Mỗi loại hình có chức năng và thủ tục thành lập khác nhau.

Tiêu Chí	Văn Phòng Đại Diện (VPĐD)	Chi Nhánh	Địa Điểm Kinh Doanh
Định nghĩa (Luật DN)	Đơn vị phụ thuộc, đại diện ủy quyền, bảo vệ lợi ích, không kinh doanh.	Đơn vị phụ thuộc, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của DN (kể cả đại diện ủy quyền).	Nơi DN tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Chức năng kinh doanh	Không được kinh doanh trực tiếp sinh lời.	Được kinh doanh trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký của DN.	Được kinh doanh (nhưng thường giới hạn hơn Chi nhánh).
Hạch toán kế toán	Hạch toán phụ thuộc vào DN mẹ. Thường không có sổ sách kế toán riêng.	Có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc (tùy đăng ký). Thường có sổ sách riêng.	Hạch toán phụ thuộc vào DN mẹ hoặc Chi nhánh quản lý.
Con dấu	Được phép có con dấu riêng (nhưng không bắt buộc).	Được phép có con dấu riêng.	Không được có con dấu riêng.
Mã số thuế	Có mã số đơn vị phụ thuộc (13 số).	Có mã số đơn vị phụ thuộc (13 số).	Có mã số địa điểm kinh doanh (5 số cuối).
Người đứng đầu	Người đứng đầu VPĐD.	Giám đốc Chi nhánh.	Người đứng đầu (không bắt buộc đăng ký tên cụ thể).
Thủ tục thành lập	Thủ tục thành lập văn phòng đại diện (nộp tại Sở Tài Chính nơi đặt VPĐD).	Thủ tục thành lập chi nhánh (nộp tại Sở Tài Chính nơi đặt chi nhánh).	Thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh (nộp tại Sở Tài Chính của DN mẹ).

Khi nào nên chọn VPĐD?

• Khi doanh nghiệp muốn có sự hiện diện tại một địa bàn mới để tìm hiểu thị trường, tìm kiếm cơ hội, hỗ trợ khách hàng, quảng bá thương hiệu mà chưa cần/chưa muốn thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp tại đó.
• Khi muốn tiết kiệm chi phí quản lý và thủ tục ban đầu so với thành lập chi nhánh.

Việc lựa chọn đúng loại hình đơn vị phụ thuộc sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và tuân thủ đúng pháp luật.

Xem Thêm: 

Thủ Tục Thành Lập Chi Nhánh Công Ty

Chức Năng Của Văn Phòng Đại Diện và Người Đại Diện Theo Pháp Luật Là Gì

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tương đối đơn giản và không có nhiều điều kiện phức tạp như thành lập doanh nghiệp mới hay chi nhánh. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo một số yếu tố cơ bản:

1. Doanh nghiệp mẹ phải tồn tại hợp pháp: Doanh nghiệp muốn thành lập VPĐD phải đang hoạt động hợp pháp, đã được cấp GCN ĐKDN.
2. Quyết định thành lập của Doanh nghiệp: Phải có quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu/HĐTV/ĐHĐCĐ/HĐQT (tùy loại hình doanh nghiệp mẹ) về việc thành lập VPĐD.
3. Địa chỉ VPĐD hợp pháp:
   • Địa chỉ phải rõ ràng, xác định trên lãnh thổ Việt Nam.
   • Không được đặt tại căn hộ chung cư chỉ dùng để ở hoặc nhà tập thể (trừ phần diện tích kinh doanh được phép).
   • Doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm này (thuê hoặc sở hữu).
4. Thông tin Người đứng đầu VPĐD:
   • Phải cử một cá nhân làm Người đứng đầu VPĐD.
   • Người này phải có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp (nếu có quy định áp dụng).
   • Cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân (họ tên, địa chỉ, số giấy tờ pháp lý).
5. Tên Văn phòng đại diện:
   • Phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
   • Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty TNHH ABC tại Thành phố Hồ Chí Minh.
   • Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên VPĐD khác của cùng doanh nghiệp trên cùng địa bàn tỉnh/thành phố.

Chỉ cần đáp ứng các điều kiện cơ bản này, doanh nghiệp có thể tiến hành chuẩn bị hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD khá tinh gọn, chủ yếu bao gồm thông báo và quyết định của doanh nghiệp mẹ. Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, hồ sơ bao gồm:

Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện:

STT	Tên Giấy Tờ	Mẫu Đơn/Quy Định Tham Chiếu	Yêu Cầu Chính
1	Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện	Phụ lục II-7, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT	Ghi đầy đủ thông tin doanh nghiệp mẹ, tên và địa chỉ VPĐD dự kiến thành lập, thông tin người đứng đầu VPĐD, nội dung hoạt động đăng ký. Có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mẹ.
2	Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập VPĐD của cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp	Luật DN 2020, Điều lệ công ty	Quyết định của Chủ sở hữu/HĐTV/HĐQT/ĐHĐCĐ về việc thành lập VPĐD, trong đó nêu rõ tên, địa chỉ, người đứng đầu VPĐD.
3	Bản sao hợp lệ Biên bản họp về việc thành lập VPĐD (nếu có)	Đối với TNHH 2TV+, CTCP.	Ghi nhận việc HĐTV/HĐQT/ĐHĐCĐ thông qua quyết định thành lập VPĐD.
4	Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của Người đứng đầu văn phòng đại diện	CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực	Bản sao y công chứng/chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu (nếu nộp trực tiếp).
5	Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải NĐDTPL của doanh nghiệp mẹ)		Cho người đi nộp hồ sơ thay. Kèm bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.

Lưu ý:

• Hồ sơ nộp tại Phòng ĐKKD thuộc Sở Tài Chính nơi doanh nghiệp dự định đặt địa chỉ VPĐD.
• Thông tin kê khai phải chính xác, thống nhất giữa các giấy tờ.

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ này là bước đầu tiên để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện. A.C.S.C có thể giúp bạn soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng.

Quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh diễn ra khá nhanh gọn nếu hồ sơ hợp lệ. Các bước thực hiện như sau:

Cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp mẹ (Chủ sở hữu/HĐTV/HĐQT/ĐHĐCĐ) họp (nếu cần) và ban hành Quyết định (kèm Biên bản họp nếu là cơ quan tập thể) về việc thành lập VPĐD. Quyết định cần nêu rõ tên, địa chỉ VPĐD và cử/bổ nhiệm Người đứng đầu VPĐD kèm thông tin cá nhân.

Tập hợp đầy đủ các giấy tờ theo checklist hồ sơ đã nêu (Thông báo Mẫu II-7, Quyết định/Biên bản họp, bản sao giấy tờ Người đứng đầu VPĐD, ủy quyền…). Kiểm tra kỹ thông tin, chữ ký của người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp mẹ trên Thông báo.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có Quyết định thành lập, nộp 01 bộ hồ sơ đến Phòng ĐKKD – Sở Tài Chính tỉnh/thành phố nơi đặt VPĐD.

Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa.

Nộp trực tuyến (Khuyến khích): Qua Cổng TTQG ĐKDN (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) bằng Tài khoản ĐKKD hoặc Chữ ký số của doanh nghiệp mẹ.

Lệ phí: Hiện tại thường được miễn lệ phí (cần kiểm tra quy định lệ phí tại thời điểm nộp).

• Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Hồ sơ hợp lệ: Phòng ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Đồng thời cập nhật thông tin VPĐD lên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng ĐKKD ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
• Nhận kết quả: Nhận trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc qua bưu chính (nếu đăng ký).

Hoàn thành bước này, VPĐD của bạn đã chính thức được thành lập và có thể bắt đầu hoạt động theo chức năng đã đăng ký.

Xem Thêm: Cần Biểu Mẫu Đăng Ký Kinh Doanh nào cho Thủ Tục Mở Công Ty để nhận Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp Và Giấy Phép nhanh nhất?

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, VPĐD cần thực hiện một số công việc để đi vào hoạt động ổn định và đúng luật:

1. Khắc dấu cho Văn phòng đại diện (Nếu có nhu cầu):
   • VPĐD được phép có con dấu riêng nhưng không bắt buộc.
   • Nếu muốn sử dụng dấu, doanh nghiệp mẹ quyết định và thực hiện khắc dấu tại cơ sở hợp pháp. VPĐD tự quản lý và sử dụng con dấu này.
2. Thông báo hoạt động với Cơ quan Thuế địa phương (nếu cần):
   • Mặc dù VPĐD không kinh doanh, không nộp thuế GTGT, TNDN tại địa phương, nhưng có thể cần thông báo sự hiện diện với Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt VPĐD để quản lý về thuế TNCN cho nhân viên làm việc tại VPĐD (nếu có trả lương trực tiếp) hoặc các vấn đề khác theo yêu cầu của cơ quan thuế địa phương. Nên chủ động liên hệ để biết thủ tục cần thiết.
3. Treo biển hiệu Văn phòng đại diện:
   • Phải treo biển tại địa chỉ đã đăng ký. Biển hiệu ghi rõ: Tên doanh nghiệp mẹ + “VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI [Tên tỉnh/thành phố]” + Địa chỉ VPĐD + Mã số thuế 13 số của VPĐD.
4. Thiết lập văn phòng và nhân sự:
   • Bố trí văn phòng làm việc, trang thiết bị cần thiết.
   • Hoàn tất thủ tục lao động cho Người đứng đầu VPĐD và nhân viên (nếu có) làm việc tại VPĐD theo quy định.
5. Hoạt động đúng chức năng:
   • Quan trọng nhất là VPĐD chỉ được thực hiện các hoạt động đại diện, liên lạc, xúc tiến, nghiên cứu thị trường theo đúng đăng ký và ủy quyền, tuyệt đối không được kinh doanh trực tiếp sinh lời.

Thực hiện các công việc này giúp VPĐD nhanh chóng ổn định và hoạt động hiệu quả, đúng mục đích thành lập.

Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ hoạt động của VPĐD để tránh vi phạm chức năng. A.C.S.C có thể tư vấn về quy chế hoạt động và quản lý VPĐD.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện có chi phí tương đối thấp so với thành lập doanh nghiệp mới hay chi nhánh.

1. Lệ phí nhà nước tại Sở KH&ĐT:
   • Hiện tại, lệ phí đăng ký hoạt động VPĐD thường được miễn phí theo chính sách khuyến khích của nhà nước (cần kiểm tra lại tại thời điểm nộp hồ sơ).
2. Phí công bố nội dung đăng ký hoạt động:
   • 100.000 VNĐ công bố nội dung đăng ký hoạt động trên Cổng TTQG ĐKDN như thành lập doanh nghiệp.
3. Chi phí khắc dấu (Nếu có): Khoảng 500.000 – 600.000 VNĐ.
4. Chi phí làm biển hiệu: Khoảng 200.000 – 500.000 VNĐ.
5. Chi phí dịch vụ thành lập trọn gói (Nếu thuê):
   • Bao gồm tư vấn, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận kết quả, có thể bao gồm khắc dấu.
   • Mức phí tại các công ty dịch vụ như A.C.S.C thường dao động từ 700.000 – 1.500.000 VNĐ Trọn Gói tùy phạm vi công việc.
6. Chi phí vận hành ban đầu: Thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị, chi phí nhân sự (nếu có)…

Chi phí thành lập VPĐD thấp là một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức này để thăm dò thị trường hoặc mở rộng hiện diện ban đầu.

Xem chi tiết Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cụ thể tại đây

Việc thực hiện đúng thủ tục thành lập văn phòng đại diện và đưa VPĐD vào hoạt động hợp pháp mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp mẹ:

• Mở rộng hiện diện thị trường với chi phí thấp: Là cách hiệu quả để doanh nghiệp “đặt chân” vào một thị trường mới, tìm hiểu khách hàng, đối thủ cạnh tranh mà không cần đầu tư quá lớn như mở chi nhánh.
• Tăng cường khả năng tiếp cận và hỗ trợ khách hàng: VPĐD đóng vai trò là điểm liên lạc trực tiếp, giúp hỗ trợ khách hàng, đối tác tại địa phương nhanh chóng và thuận tiện hơn.
• Nâng cao hình ảnh và thương hiệu: Sự hiện diện của VPĐD tại các địa bàn khác nhau thể hiện quy mô và sự phát triển của doanh nghiệp, tăng cường nhận diện thương hiệu.
• Thuận lợi cho hoạt động xúc tiến thương mại: VPĐD có thể tổ chức các hoạt động giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác, tham gia hội chợ triển lãm tại địa phương một cách hợp pháp.
• Cơ sở pháp lý rõ ràng: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động là bằng chứng pháp lý cho sự tồn tại và hoạt động hợp pháp của VPĐD, tạo sự tin cậy trong giao dịch.
• Quản lý đơn giản: So với chi nhánh, việc quản lý hoạt động và tài chính của VPĐD thường đơn giản hơn do không thực hiện chức năng kinh doanh và hạch toán phụ thuộc.

Thành lập VPĐD là một bước đi chiến lược khôn ngoan cho các doanh nghiệp muốn thăm dò, mở rộng thị trường một cách thận trọng và tiết kiệm chi phí.

Bạn muốn mở rộng sự hiện diện của doanh nghiệp tại địa bàn mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm? Thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp. Dịch Vụ A.C.S.C AOI cung cấp dịch vụ trọn gói, hỗ trợ bạn hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tại sao chọn dịch vụ thành lập VPĐD tại A.C.S.C?

• Tư vấn chính xác: Giúp bạn hiểu rõ chức năng, quyền hạn của VPĐD, phân biệt với chi nhánh, đảm bảo lựa chọn đúng hình thức.
• Hồ sơ chuẩn mực: Soạn thảo đầy đủ Thông báo, Quyết định theo đúng mẫu quy định, tránh sai sót.
• Thủ tục nhanh gọn: Nộp hồ sơ online, theo dõi sát sao, nhận Giấy chứng nhận hoạt động chỉ sau 3 ngày làm việc.
• Chi phí hợp lý: Cung cấp gói dịch vụ trọn gói với chi phí cạnh tranh, minh bạch.
• Hỗ trợ sau thành lập: Tư vấn các việc cần làm sau khi có Giấy phép (dấu, biển hiệu, thông báo thuế nếu cần).
• Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần tốn thời gian tìm hiểu, soạn thảo, đi lại nộp hồ sơ.

Quy trình dịch vụ tại A.C.S.C:

• Tiếp nhận yêu cầu & Tư vấn: Khách hàng cung cấp thông tin về DN mẹ, địa chỉ và người đứng đầu VPĐD dự kiến. A.C.S.C tư vấn, báo giá.
• Soạn thảo & Ký hồ sơ: A.C.S.C soạn thảo hồ sơ, gửi khách hàng kiểm tra và ký (NĐDTPL của DN mẹ ký).
• Nộp hồ sơ ĐKKD: Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ online đến Phòng ĐKKD nơi đặt VPĐD.
• Theo dõi & Nhận kết quả: Theo dõi tiến trình, nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD.
• Bàn giao & Hướng dẫn: Bàn giao kết quả tận nơi, hướng dẫn các thủ tục tiếp theo.

Liên hệ A.C.S.C để mở VPĐD thuận lợi: Mở rộng mạng lưới dễ dàng hơn với sự hỗ trợ từ A.C.S.C.

A.C.S.C – Đồng hành cùng mọi bước phát triển của doanh nghiệp!