Tư vấn chuyên môn
Công ty TNHH TMDV A.C.S.C là công ty Tư vấn Dịch vụ cho các doanh nghiệp tại TP.HCM. A.C.S.C đã tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc cung cấp Dịch vụ Tư vấn Thành lập công ty – Tư vấn Thay đổi giấy phép kinh doanh với cơ quan Nhà nước, giúp rút ngắn thời gian khi làm thủ tục hành chính.
Cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT hiệu quả là yêu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp trong việc thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, quản lý lao động và nộp hồ sơ trực tuyến đến cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Việc nắm vững các thao tác trên phần mềm VNPT-BHXH giúp đảm bảo tính chính xác, kịp thời và tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ theo quy định.
ACSC Dichvuthanhlap.com cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu, giúp bạn nhanh chóng làm chủ công cụ hữu ích này, từ cài đặt ban đầu đến xử lý các nghiệp vụ phức tạp. Với giải pháp của chúng tôi, việc sử dụng phần mềm I-VAN và chữ ký số để hoàn tất thủ tục bảo hiểm xã hội sẽ trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết.

Nội dung chính
Tại Sao Nên Chọn Phần Mềm BHXH VNPT? Lợi Ích Thực Tế
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc kê khai và thực hiện các thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH) qua mạng đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp. Giữa nhiều nhà cung cấp dịch vụ I-VAN (dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH), phần mềm BHXH VNPT nổi lên như một lựa chọn phổ biến và đáng tin cậy. Vậy cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT mang lại những lợi ích cụ thể nào?
- Tuân thủ quy định, đảm bảo tính pháp lý: Phần mềm VNPT-BHXH được Bảo hiểm xã hội Việt Nam thẩm định và công nhận đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, nghiệp vụ. Sử dụng phần mềm này giúp doanh nghiệp thực hiện kê khai đúng mẫu biểu, đúng quy trình theo quy định mới nhất, đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ nộp lên cơ quan BHXH.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải chuẩn bị hồ sơ giấy, đi lại nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, phần mềm cho phép thực hiện mọi thao tác kê khai, ký số và nộp hồ sơ hoàn toàn trực tuyến 24/7. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian di chuyển, chờ đợi và chi phí in ấn, văn phòng phẩm cho doanh nghiệp.
- Nâng cao độ chính xác, giảm thiểu sai sót: Phần mềm tích hợp sẵn các bộ mã, danh mục theo quy định (mã tỉnh, mã bệnh viện, mã ngành nghề…), có các tính năng kiểm tra, đối chiếu dữ liệu tự động. Điều này giúp hạn chế tối đa các lỗi nhập liệu thủ công, đảm bảo thông tin kê khai chính xác, giảm thiểu việc hồ sơ bị trả lại yêu cầu chỉnh sửa.
- Quản lý hồ sơ, dữ liệu tập trung và hiệu quả: Mọi thông tin về người lao động, lịch sử đóng BHXH, các tờ khai đã nộp, kết quả xử lý từ cơ quan BHXH… đều được lưu trữ tập trung trên phần mềm. Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, quản lý, trích xuất dữ liệu khi cần thiết, phục vụ công tác quản trị nhân sự và báo cáo.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: VNPT liên tục cải tiến giao diện phần mềm theo hướng thân thiện, trực quan, giúp người dùng, kể cả những người mới bắt đầu, có thể nhanh chóng làm quen và thực hiện các thao tác cơ bản. Tài liệu và video hướng dẫn cũng được cung cấp khá đầy đủ.
- Tích hợp hệ sinh thái dịch vụ VNPT: Phần mềm BHXH VNPT nằm trong hệ sinh thái các dịch vụ số của Tập đoàn VNPT như Chữ ký số VNPT-CA, Hóa đơn điện tử VNPT-Invoice… Việc sử dụng đồng bộ các dịch vụ này có thể mang lại sự thuận tiện và ưu đãi về chi phí cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật kịp thời: VNPT có hệ thống tổng đài hỗ trợ, đội ngũ kỹ thuật viên trên toàn quốc sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.
Việc hiểu rõ những lợi ích này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nắm vững cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT để tối ưu hóa công tác quản lý bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp.
Chuẩn Bị Gì Trước Khi Sử Dụng Phần Mềm BHXH VNPT?
Để quá trình tìm hiểu cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT và triển khai thực tế diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết là bước đầu tiên và rất quan trọng. Thiếu một trong các yếu tố này có thể khiến bạn gặp khó khăn trong quá trình cài đặt hoặc sử dụng sau này.
- Máy tính và kết nối Internet ổn định: Phần mềm VNPT-BHXH cần được cài đặt và hoạt động trên máy tính (thường là hệ điều hành Windows). Đảm bảo máy tính đáp ứng cấu hình tối thiểu theo khuyến nghị của nhà cung cấp và có kết nối Internet ổn định để tải phần mềm, cập nhật dữ liệu và nộp hồ sơ trực tuyến.
- Đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN của VNPT: Doanh nghiệp cần liên hệ với VNPT để đăng ký gói dịch vụ VNPT-BHXH phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng. Sau khi đăng ký thành công, VNPT sẽ cung cấp thông tin tài khoản (Mã đơn vị, mật khẩu…) để đăng nhập và sử dụng phần mềm.
- Chữ ký số (Token USB/HSM) còn hiệu lực: Chữ ký số là công cụ bắt buộc để ký điện tử lên các tờ khai, hồ sơ BHXH trước khi nộp qua mạng. Đảm bảo chữ ký số của doanh nghiệp còn hạn sử dụng và đã cài đặt driver đúng cách trên máy tính. Khuyến nghị sử dụng Chữ ký số VNPT-CA để đảm bảo tính tương thích tốt nhất, nhưng phần mềm thường vẫn hỗ trợ các nhà cung cấp CA khác.
- Thông tin định danh của doanh nghiệp: Chuẩn bị sẵn các thông tin cơ bản như: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế, Mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp, Địa chỉ, Thông tin người liên hệ… để cấu hình ban đầu cho phần mềm. Mã đơn vị là thông tin quan trọng để phần mềm kết nối đúng với dữ liệu của công ty tại cơ quan BHXH.
- Dữ liệu người lao động đầy đủ và chính xác: Tập hợp thông tin chi tiết của toàn bộ người lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị, bao gồm: Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Số CMND/CCCD, Số sổ BHXH (nếu có), Mức lương đóng BHXH, Chức danh công việc, Ngày bắt đầu tham gia… Dữ liệu này cần được chuẩn hóa để nhập vào phần mềm hoặc import từ file Excel.
- Cài đặt các phần mềm hỗ trợ (nếu cần): Một số chức năng (đặc biệt là ký số) có thể yêu cầu cài đặt các phần mềm hỗ trợ như Java, .NET Framework, hoặc các Plugin/Extension cho trình duyệt. Nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của phiên bản phần mềm VNPT-BHXH đang sử dụng.
- Kiến thức cơ bản về nghiệp vụ BHXH: Hiểu biết về các quy định, mẫu biểu, quy trình kê khai BHXH (ví dụ: khi nào báo tăng, khi nào báo giảm, hồ sơ thai sản cần gì…) sẽ giúp bạn sử dụng phần mềm đúng mục đích và hiệu quả hơn.
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ban đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian xử lý các vấn đề kỹ thuật hoặc thiếu sót thông tin sau này, tạo tiền đề thuận lợi để học và áp dụng cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT.
Xem Thêm: Mức Lương Tối Thiểu Vùng Qua Các Năm, bảo hiểm xã hội điện tử, [Đăng Ký Thang Bảng Lương]: Những thay đổi bạn cần biết ngay!
Hướng Dẫn Cài Đặt Và Thiết Lập Ban Đầu Chi Tiết A-Z

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết, bước tiếp theo trong việc tìm hiểu cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT là cài đặt và thực hiện các thiết lập cấu hình ban đầu. Quá trình này tương đối đơn giản nếu bạn thực hiện đúng theo các bước hướng dẫn.
- Bước 1: Tải Bộ Cài Đặt Phần Mềm VNPT-BHXH:
- Truy cập trang web chính thức của dịch vụ VNPT-BHXH (thường có địa chỉ dạng bhxh.vnpt.vn hoặc tìm kiếm trên trang chủ vnpt.com.vn).
- Tìm đến mục “Tải về”, “Download” hoặc “Hỗ trợ”.
- Lựa chọn phiên bản bộ cài đặt mới nhất phù hợp với hệ điều hành máy tính của bạn (thường là Windows).
- Tải file cài đặt (.exe hoặc .zip) về máy tính. Lưu ý kiểm tra nguồn tải để đảm bảo an toàn, tránh các trang web không chính thống.
- Bước 2: Tiến Hành Cài Đặt Phần Mềm:
- Mở file cài đặt vừa tải về (nếu là file .zip thì cần giải nén trước).
- Chạy file cài đặt (thường có tên như Setup_VNPTBHXH.exe).
- Thực hiện theo các bước hướng dẫn trên màn hình cài đặt:
- Chọn “Next” hoặc “Tiếp tục”.
- Đồng ý với các điều khoản sử dụng (nếu có).
- Chọn thư mục cài đặt (thường để mặc định là C:\Program Files\VNPT-BHXH hoặc tương tự).
- Nhấn “Install” hoặc “Cài đặt” để bắt đầu quá trình.
- Chờ đợi quá trình cài đặt hoàn tất (có thể mất vài phút).
- Nhấn “Finish” hoặc “Hoàn thành” để kết thúc.
- Sau khi cài đặt thành công, biểu tượng của phần mềm VNPT-BHXH sẽ xuất hiện trên màn hình Desktop hoặc trong menu Start.
- Bước 3: Cài Đặt Các Phần Mềm Hỗ Trợ (Nếu Cần):
- Kiểm tra xem máy tính đã cài đặt Java Runtime Environment (JRE) phiên bản phù hợp chưa (thường cần cho việc ký số). Nếu chưa, tải và cài đặt từ trang chủ của Oracle (java.com).
- Cài đặt driver cho thiết bị Chữ ký số (Token USB/HSM) nếu chưa có. Driver này thường được cung cấp bởi nhà cung cấp chữ ký số.
- Một số phiên bản có thể yêu cầu cài đặt thêm .NET Framework hoặc các plugin khác. Làm theo hướng dẫn cụ thể từ VNPT nếu có.
- Bước 4: Khởi Động và Đăng Nhập Lần Đầu:
- Nhấp đúp vào biểu tượng phần mềm VNPT-BHXH để khởi động.
- Màn hình đăng nhập sẽ xuất hiện. Nhập thông tin tài khoản do VNPT cung cấp sau khi đăng ký dịch vụ:
- Mã đơn vị: Mã số BHXH của doanh nghiệp.
- Tên đăng nhập: Thường trùng với Mã đơn vị hoặc theo quy ước của VNPT.
- Mật khẩu: Mật khẩu ban đầu do VNPT cung cấp (nên đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên).
- Nhấn “Đăng nhập”.
- Bước 5: Thiết Lập Thông Tin Đơn Vị:
- Sau khi đăng nhập thành công lần đầu, phần mềm thường yêu cầu hoặc bạn cần chủ động vào mục “Hệ thống” -> “Thông tin đơn vị” (hoặc menu tương tự) để kiểm tra và cập nhật thông tin chi tiết:
- Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại, Email liên hệ…
- Thông tin người liên hệ (Họ tên, chức vụ, SĐT…).
- Thông tin về cơ quan BHXH quản lý.
- Lưu lại các thông tin đã nhập/chỉnh sửa.
- Sau khi đăng nhập thành công lần đầu, phần mềm thường yêu cầu hoặc bạn cần chủ động vào mục “Hệ thống” -> “Thông tin đơn vị” (hoặc menu tương tự) để kiểm tra và cập nhật thông tin chi tiết:
- Bước 6: Cấu Hình Chữ Ký Số:
- Vào mục “Hệ thống” -> “Cấu hình chữ ký số” (hoặc tương tự).
- Cắm thiết bị Chữ ký số vào máy tính.
- Phần mềm sẽ tự động dò tìm hoặc bạn cần chọn đúng Chứng thư số của doanh nghiệp từ danh sách.
- Lưu cấu hình. Bước này rất quan trọng để có thể ký điện tử lên hồ sơ.
Hoàn thành các bước trên là bạn đã sẵn sàng để bắt đầu khám phá các tính năng và thực hiện các nghiệp vụ kê khai. Nắm vững cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT từ khâu cài đặt sẽ giúp quá trình sau này thuận lợi hơn.
Hướng Dẫn Các Nghiệp Vụ Kê Khai BHXH VNPT Phổ Biến Nhất
Đây là phần cốt lõi và quan trọng nhất khi học cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT. Phần mềm hỗ trợ rất nhiều nghiệp vụ khác nhau, nhưng dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho các nghiệp vụ kê khai phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần thực hiện định kỳ hoặc khi có phát sinh. Giao diện và tên menu có thể thay đổi đôi chút giữa các phiên bản, nhưng quy trình logic cơ bản thường tương tự.
- 1. Kê Khai Báo Tăng Lao Động (Thủ tục 101, 102, 103 – Tờ khai D02-TS):
- Khi nào thực hiện: Khi có người lao động mới ký hợp đồng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, hoặc người lao động quay lại làm việc sau thời gian nghỉ không lương, tạm hoãn HĐLĐ…
- Quy trình thực hiện:
- Vào phân hệ “Quản lý lao động”: Chọn menu liên quan đến quản lý thông tin người lao động.
- Thêm mới lao động: Chọn chức năng “Thêm mới” hoặc “Đăng ký lao động mới”.
- Nhập thông tin lao động: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc: Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Số CMND/CCCD, Số sổ BHXH (nếu đã có), Mức lương đóng BHXH, Phụ cấp (nếu có), Chức danh, Phòng ban, Ngày bắt đầu làm việc/đóng BHXH…
- Lưu thông tin lao động: Sau khi nhập xong, nhấn nút “Lưu” hoặc “Ghi”.
- Vào phân hệ “Kê khai hồ sơ”: Chọn menu “Lập hồ sơ/tờ khai” hoặc tương tự.
- Chọn loại hồ sơ: Tìm và chọn loại hồ sơ tương ứng với báo tăng lao động (Thường liên quan đến Tờ khai D02-TS – Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN…). Có thể chọn các thủ tục con như 101, 102, 103 tùy trường hợp cụ thể.
- Tạo hồ sơ mới: Nhấn nút “Tạo mới” hoặc “Lập hồ sơ”. Chọn kỳ kê khai (Tháng/Năm).
- Chọn lao động cần báo tăng: Phần mềm thường có chức năng cho phép chọn những lao động vừa thêm mới hoặc lao động có thay đổi thông tin để đưa vào tờ khai. Đánh dấu chọn hoặc sử dụng bộ lọc để tìm lao động cần báo tăng.
- Kiểm tra dữ liệu trên tờ khai: Sau khi chọn, dữ liệu lao động sẽ được đưa vào Tờ khai D02-TS và các mẫu biểu liên quan (nếu có). Kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần nữa. Phần mềm thường có chức năng “Kiểm tra dữ liệu” để phát hiện lỗi logic.
- Kết xuất hồ sơ: Chọn chức năng “Kết xuất”, “Ghi” hoặc “Lưu hồ sơ”. Hồ sơ sẽ được lưu lại và sẵn sàng để ký nộp.
- 2. Kê Khai Báo Giảm Lao Động (Thủ tục 201, 202, 203 – Tờ khai D02-TS):
- Khi nào thực hiện: Khi người lao động nghỉ việc, chấm dứt HĐLĐ, nghỉ hưu, chuyển công tác, nghỉ không lương dài hạn…
- Quy trình thực hiện:
- Vào phân hệ “Quản lý lao động”: Tìm đến người lao động cần báo giảm.
- Cập nhật trạng thái nghỉ việc: Chọn chức năng “Sửa”, “Cập nhật thông tin” hoặc “Báo giảm”. Nhập ngày nghỉ việc/chấm dứt đóng BHXH và lý do giảm. Lưu lại thông tin.
- Vào phân hệ “Kê khai hồ sơ”: Chọn “Lập hồ sơ/tờ khai”.
- Chọn loại hồ sơ: Tìm và chọn loại hồ sơ báo giảm lao động (liên quan đến Tờ khai D02-TS, các thủ tục 201, 202, 203…).
- Tạo hồ sơ mới: Nhấn “Tạo mới”, chọn kỳ kê khai.
- Chọn lao động cần báo giảm: Phần mềm sẽ tự động lọc hoặc cho phép chọn những lao động có trạng thái nghỉ việc trong kỳ.
- Kiểm tra dữ liệu và kết xuất: Tương tự như báo tăng, kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai D02-TS và các mẫu biểu liên quan, sau đó kết xuất/lưu hồ sơ.
- 3. Kê Khai Điều Chỉnh Mức Đóng, Thông Tin Cá Nhân (Thủ tục 301, 302…):
- Khi nào thực hiện: Khi có sự thay đổi về mức lương đóng BHXH, chức danh công việc, hoặc các thông tin cá nhân của người lao động (số CMND/CCCD, họ tên…).
- Quy trình thực hiện:
- Vào “Quản lý lao động”: Tìm và chọn người lao động cần điều chỉnh.
- Cập nhật thông tin: Chọn “Sửa”, “Cập nhật”. Điều chỉnh thông tin cần thay đổi (mức lương mới, ngày áp dụng, thông tin cá nhân…). Lưu lại.
- Vào “Kê khai hồ sơ”: Chọn loại hồ sơ điều chỉnh tương ứng (Thủ tục 301, 302…).
- Tạo hồ sơ, chọn lao động, kiểm tra và kết xuất: Quy trình tương tự như báo tăng/giảm. Phần mềm sẽ hiển thị thông tin cũ và thông tin mới điều chỉnh trên các mẫu biểu.
- 4. Lập Hồ Sơ Giải Quyết Chế Độ (Ốm đau, Thai sản, Tai nạn lao động… – Ví dụ: Hồ sơ 630):
- Khi nào thực hiện: Khi người lao động đủ điều kiện hưởng các chế độ BHXH ngắn hạn.
- Quy trình thực hiện (Tổng quát):
- Vào phân hệ “Kê khai hồ sơ” hoặc “Giải quyết chế độ”.
- Chọn loại hồ sơ chế độ: Tìm đúng loại hồ sơ cần lập (ví dụ: 630a, 630b cho thai sản, ốm đau…).
- Tạo hồ sơ mới: Chọn kỳ kê khai (thường theo đợt phát sinh).
- Nhập thông tin hưởng chế độ: Chọn người lao động, nhập thông tin về thời gian nghỉ, lý do nghỉ, số tài khoản nhận tiền (nếu có), đính kèm các file scan giấy tờ chứng minh (Giấy chứng sinh, Giấy ra viện…).
- Kiểm tra và kết xuất: Kiểm tra thông tin trên các mẫu C70a-HD hoặc tương đương. Kết xuất/lưu hồ sơ.
- 5. Lập Hồ Sơ Cấp Lại Sổ BHXH, Thẻ BHYT (Ví dụ: Hồ sơ 607, 608):
- Khi nào thực hiện: Khi người lao động bị mất, hỏng sổ BHXH hoặc thẻ BHYT.
- Quy trình thực hiện:
- Vào “Kê khai hồ sơ”.
- Chọn loại hồ sơ: Tìm hồ sơ cấp lại sổ/thẻ tương ứng (607, 608…).
- Tạo hồ sơ mới.
- Chọn người lao động: Nhập thông tin theo yêu cầu (lý do cấp lại…).
- Kiểm tra và kết xuất.
Lưu ý chung khi kê khai:
- Chọn đúng kỳ kê khai: Rất quan trọng để cơ quan BHXH xử lý đúng.
- Kiểm tra kỹ dữ liệu: Luôn kiểm tra lại thông tin trước khi kết xuất và nộp.
- Lưu hồ sơ thường xuyên: Tránh mất dữ liệu nếu có sự cố.
- Tham khảo hướng dẫn cụ thể: Mỗi nghiệp vụ có thể có các yêu cầu chi tiết khác nhau, nên tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn của VNPT hoặc hỏi bộ phận hỗ trợ nếu chưa rõ.
Nắm vững cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT cho các nghiệp vụ cốt lõi này sẽ giúp công việc BHXH của bạn trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Quản Lý Lao Động và Tra Cứu Thông Tin Hiệu Quả
Ngoài chức năng chính là kê khai hồ sơ, cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT hiệu quả còn bao gồm việc khai thác các tính năng quản lý thông tin người lao động và tra cứu dữ liệu. Việc quản lý tốt dữ liệu gốc sẽ giúp quá trình kê khai sau này nhanh chóng và chính xác hơn.
- Quản lý danh sách lao động:
- Thêm mới, sửa, xóa: Phần mềm cho phép dễ dàng thêm thông tin lao động mới, sửa đổi thông tin khi có thay đổi (lương, chức danh, thông tin cá nhân…) hoặc xóa (đánh dấu nghỉ việc) thông tin lao động đã chấm dứt hợp đồng.
- Import dữ liệu từ Excel: Đây là tính năng rất hữu ích cho doanh nghiệp có đông lao động. VNPT thường cung cấp file mẫu Excel, bạn chỉ cần điền thông tin lao động theo đúng cấu trúc mẫu và import vào phần mềm, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.
- Export dữ liệu ra Excel: Có thể xuất danh sách lao động hiện có ra file Excel để lưu trữ, báo cáo hoặc đối chiếu.
- Tra cứu thông tin:
- Tra cứu thông tin lao động: Dễ dàng tìm kiếm thông tin của một hoặc nhiều lao động theo các tiêu chí khác nhau (họ tên, mã số BHXH, CCCD, phòng ban…).
- Tra cứu lịch sử đóng BHXH: Một số phiên bản cho phép tra cứu quá trình tham gia, mức đóng BHXH của từng lao động tại đơn vị (dữ liệu do doanh nghiệp quản lý trên phần mềm).
- Tra cứu lịch sử kê khai: Xem lại các hồ sơ đã lập, đã nộp trước đó, tình trạng xử lý của các hồ sơ đó.
- Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT:
- Phần mềm thường có chức năng quản lý thông tin về số sổ BHXH, số thẻ BHYT đã được cấp cho người lao động, ngày hết hạn thẻ BHYT… giúp theo dõi và thực hiện các thủ tục gia hạn, cấp lại kịp thời.
- Phân loại và nhóm lao động:
- Có thể phân loại lao động theo phòng ban, chức vụ, trạng thái làm việc (đang làm, nghỉ việc, thai sản…) để dễ dàng quản lý và lập các báo cáo thống kê khi cần.
Việc duy trì một cơ sở dữ liệu lao động “sạch”, đầy đủ và cập nhật thường xuyên trên phần mềm VNPT-BHXH là nền tảng quan trọng. Nó không chỉ giúp việc kê khai nhanh hơn mà còn hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản trị nhân sự tổng thể của doanh nghiệp.
Khắc Phục Các Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Phần Mềm
Trong quá trình tìm hiểu và thực hành cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT, người dùng, đặc biệt là người mới, có thể gặp phải một số lỗi hoặc sự cố không mong muốn. Việc nhận biết và biết cách khắc phục các lỗi phổ biến sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng.
- Lỗi Không Ký Được Hồ Sơ:
- Nguyên nhân: Chưa cắm Token/HSM, chưa cài driver Token, driver lỗi thời, Java chưa cài hoặc sai phiên bản, trình duyệt chặn plugin ký số, chứng thư số hết hạn/bị thu hồi, cấu hình chữ ký số trong phần mềm sai.
- Cách khắc phục: Kiểm tra lại kết nối Token, cài đặt/cập nhật driver Token và Java, cho phép plugin ký số trên trình duyệt, kiểm tra hạn chứng thư số, vào phần mềm cấu hình lại chữ ký số. Khởi động lại máy tính cũng có thể hữu ích.
- Lỗi Kết Nối Đến Máy Chủ I-VAN/BHXH:
- Nguyên nhân: Mất kết nối Internet, đường truyền không ổn định, tường lửa (Firewall) hoặc phần mềm diệt virus chặn kết nối, máy chủ VNPT/BHXH đang bảo trì.
- Cách khắc phục: Kiểm tra lại kết nối mạng, thử kết nối mạng khác. Tạm thời tắt tường lửa/phần mềm diệt virus để kiểm tra. Kiểm tra thông báo bảo trì trên website VNPT/BHXH. Liên hệ hỗ trợ VNPT nếu lỗi kéo dài.
- Lỗi Dữ Liệu Không Hợp Lệ Khi Kết Xuất/Nộp Hồ Sơ:
- Nguyên nhân: Nhập thiếu thông tin bắt buộc, sai định dạng dữ liệu (ngày tháng, số…), thông tin không logic (ngày vào làm sau ngày báo tăng…), lỗi mã hóa ký tự tiếng Việt.
- Cách khắc phục: Kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin đã nhập trên các tờ khai, đặc biệt là các trường bắt buộc (*). Sử dụng chức năng “Kiểm tra dữ liệu” (nếu có) của phần mềm. Đảm bảo bảng mã Unicode được thiết lập đúng trên hệ điều hành.
- Lỗi “Sai Mã Đơn Vị hoặc Mật Khẩu” Khi Đăng Nhập:
- Nguyên nhân: Nhập sai chính tả Mã đơn vị, Tên đăng nhập hoặc Mật khẩu. Sử dụng sai bộ gõ tiếng Việt (Unikey/Vietkey).
- Cách khắc phục: Kiểm tra lại thông tin đăng nhập. Đảm bảo không bật Caps Lock. Chuyển bộ gõ về chế độ tiếng Anh khi nhập mật khẩu. Nếu quên mật khẩu, liên hệ VNPT để được cấp lại.
- Phần Mềm Chạy Chậm hoặc Bị Treo:
- Nguyên nhân: Máy tính cấu hình yếu, có nhiều ứng dụng chạy ngầm, dữ liệu trong phần mềm quá lớn, lỗi phiên bản phần mềm.
- Cách khắc phục: Đóng bớt các ứng dụng không cần thiết, khởi động lại máy tính. Nếu dữ liệu lớn, cân nhắc sao lưu và xóa bớt dữ liệu cũ không cần thiết (cẩn thận). Đảm bảo đang sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất. Liên hệ VNPT nếu tình trạng nghiêm trọng.
- Hồ Sơ Bị Cơ Quan BHXH Từ Chối:
- Nguyên nhân: Sai sót nghiệp vụ (chọn sai mã thủ tục, tính sai mức đóng…), thông tin kê khai không khớp với dữ liệu của BHXH, thiếu giấy tờ đính kèm (khi nộp hồ sơ chế độ).
- Cách khắc phục: Đọc kỹ lý do từ chối trên thông báo trả về. Đối chiếu lại với quy định nghiệp vụ BHXH. Chỉnh sửa lại hồ sơ trên phần mềm, bổ sung giấy tờ (nếu cần) và nộp lại. Liên hệ cán bộ BHXH quản lý nếu cần làm rõ lý do.
Khi gặp lỗi, hãy bình tĩnh xác định nguyên nhân và thử các giải pháp trên. Nếu không tự khắc phục được, đừng ngần ngại liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của VNPT hoặc các đơn vị tư vấn như A.C.S.C.
Xem Thêm: Hóa đơn tài chính là gì? Thủ Tục Gia Hạn Nộp Thuế GTGT có liên quan đến Tỷ Giá Hạch Toán Ngoại Tệ Theo Thông Tư 200?
Cập Nhật Phiên Bản Mới và Lưu Ý Quan Trọng
Để đảm bảo cách sử dụng phần mềm BHXH VNPT luôn hiệu quả và tuân thủ các quy định mới nhất, việc cập nhật phiên bản phần mềm và lưu ý một số điểm quan trọng là điều cần thiết.
- Tầm quan trọng của việc cập nhật:
- Tuân thủ quy định: Các quy định về BHXH, mẫu biểu kê khai thường xuyên được cập nhật, sửa đổi. Phiên bản phần mềm mới nhất sẽ tích hợp những thay đổi này, giúp doanh nghiệp kê khai đúng luật.
- Vá lỗi và cải tiến: Các phiên bản mới thường sửa các lỗi tồn tại ở phiên bản cũ, cải thiện hiệu năng và bổ sung thêm các tính năng tiện ích mới, giúp trải nghiệm người dùng tốt hơn.
- Tăng cường bảo mật: Cập nhật giúp tăng cường các lớp bảo mật, bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp tốt hơn trước các nguy cơ an ninh mạng.
- Cách kiểm tra và cập nhật phiên bản:
- Phần mềm VNPT-BHXH thường có chức năng tự động kiểm tra và thông báo khi có phiên bản mới lúc khởi động. Hãy chú ý các thông báo này và làm theo hướng dẫn để cập nhật.
- Bạn cũng có thể chủ động vào menu “Trợ giúp” -> “Kiểm tra cập nhật” (hoặc tương tự) để kiểm tra thủ công.
- Hoặc truy cập lại trang web tải phần mềm của VNPT để xem phiên bản mới nhất và tải bộ cài đặt cập nhật (nếu cần).
- Lưu ý quan trọng khi sử dụng:
- Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Đây là việc cực kỳ quan trọng. Nên định kỳ sao lưu (backup) toàn bộ cơ sở dữ liệu của phần mềm ra một nơi an toàn (ổ cứng ngoài, lưu trữ đám mây…). Điều này phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu do lỗi phần mềm, lỗi phần cứng hoặc virus.
- Bảo mật tài khoản và chữ ký số: Không chia sẻ tài khoản đăng nhập phần mềm. Bảo quản thiết bị Chữ ký số cẩn thận, đặt mã PIN đủ mạnh và không tiết lộ cho người khác.
- Đối chiếu dữ liệu định kỳ: Nên thường xuyên đối chiếu thông tin lao động, mức đóng trên phần mềm với thông tin thực tế và kết quả thông báo từ cơ quan BHXH (Mẫu C12-TS) để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch.
- Tìm hiểu quy định mới: Luôn cập nhật các văn bản pháp luật mới về BHXH, BHYT, BHTN để hiểu rõ các thay đổi về đối tượng, mức đóng, thủ tục, chế độ… Điều này giúp bạn sử dụng phần mềm đúng nghiệp vụ hơn.
- Lưu trữ hồ sơ điện tử: Lưu trữ cẩn thận các file hồ sơ đã nộp và kết quả trả về từ cơ quan BHXH để phục vụ việc tra cứu, kiểm tra sau này.
Việc chủ động cập nhật phần mềm và tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp quá trình sử dụng phần mềm BHXH VNPT của bạn luôn hiệu quả, an toàn và đúng quy định.
Đăng ký Dịch vụ Tư Vấn Của A.C.S.C
A.C.S.C : Dịch vụ Tư Vấn báo cáo thuế, quản trị doanh nghiệp hiệu quả
Dịch vụ báo cáo thuế Tiết Kiệm Tại A.C.S.C
Thông tin
Công ty TNHH TMDV A.C.S.C
Liên hệ đăng ký dịch vụ

MS Phụng và đội ngũ công ty luôn làm việc nhiệt huyết và hiệu quả nhất nhằm gửi tới khách hàng những dịch vụ tư vấn hoàn thiện và nhanh chóng trong lĩnh vực tư vấn đăng ký kinh doanh nhằm giúp khách hàng an tâm trong quá trình mở công ty và phát triển kinh doanh.
Tôi và đội ngũ công ty xin chân thành cảm ơn quý khách hàng vì đã lựa chọn công ty ACSC là người bạn đồng hành của quý doanh nghiệp về Dịch vụ Tư vấn doanh nghiệp – Dịch vụ đặt tên công ty theo Phong thủy
“Với kinh nghiệm trong nhiều năm về thủ tục tư vấn doanh nghiệp cùng với đam mê về lĩnh vực phong thủy, qua thời gian nghiên cứu và tìm tòi, tôi tin rằng với kiến thức của tôi sẽ đồng hành trong sự phát triển của quý doanh nghiệp.”