Cách Viết Hóa Đơn Bán Lẻ: Hướng Dẫn Chi Tiết Nhất

Tư vấn chuyên môn

Võ Thị Kim Phụng ( Phụng Kio) Ceo – Kế toán trưởng

Xem thêm

Cách viết hóa đơn bán lẻ là kỹ năng cơ bản mà nhiều người bán hàng, chủ cửa hàng, kế toán cần nắm vững để ghi nhận các giao dịch hàng ngày, đặc biệt với khách hàng cá nhân không yêu cầu hóa đơn GTGT. Việc lập hóa đơn bán hàng lẻ đúng cách giúp quản lý nội bộ hiệu quả và cung cấp chứng từ cần thiết cho người mua.

Tuy nhiên, với quy định bắt buộc về hóa đơn điện tử, việc sử dụng hóa đơn bán lẻ giấy cần được xem xét cẩn thận. ACSC Dichvuthanhlap.com sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ghi hóa đơn bán lẻ thông thường, đồng thời cập nhật những lưu ý quan trọng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để bạn áp dụng đúng pháp luật, tránh vi phạm về chứng từ bán hàng.

Trước khi tìm hiểu cách viết hóa đơn bán lẻ, điều quan trọng là cần hiểu rõ loại hóa đơn này là gì và phân biệt nó với các loại hóa đơn khác, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã trở nên bắt buộc.

Hóa đơn bán lẻ (thông thường) thường được hiểu là loại chứng từ do người bán hàng (cửa hàng, hộ kinh doanh, hoặc đôi khi là doanh nghiệp trong một số giao dịch nhỏ lẻ trước đây) tự thiết kế, đặt in hoặc mua sẵn theo mẫu phổ thông (thường là dạng quyển giấy carbon 2 liên, 3 liên).

1. Mục đích chính:
   • Ghi nhận nhanh thông tin về hàng hóa, dịch vụ đã bán cho khách hàng lẻ.
   • Làm bằng chứng giao dịch cho khách hàng (để đối chiếu, bảo hành đơn giản).
   • Giúp người bán kiểm soát doanh thu, hàng hóa bán ra trong ngày (quản lý nội bộ).
2. Phân biệt với Hóa đơn GTGT (Hóa đơn đỏ):
   • Hình thức: HĐBL thông thường không theo mẫu của Bộ Tài chính, mẫu mã đa dạng. HĐ GTGT phải theo mẫu quy định, hiện chủ yếu là HĐĐT.
   • Thông tin thuế: HĐBL thông thường không ghi tiền thuế GTGT. HĐ GTGT ghi rõ thuế suất và tiền thuế GTGT.
   • Giá trị pháp lý về thuế: HĐBL thông thường không dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, thường không được chấp nhận là chi phí hợp lý trừ khi có quy định đặc biệt. HĐ GTGT là căn cứ khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lệ.
3. Phân biệt với Hóa đơn Bán hàng (Theo Nghị định 123):
   • Hóa đơn bán hàng theo NĐ 123 cũng là hóa đơn điện tử, do DN/HKD nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng. Nó hợp pháp về thuế nhưng không có thuế GTGT để khấu trừ. HĐBL thông thường không phải là loại này.

Quan trọng: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ 01/07/2022, hầu hết các doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử (GTGT hoặc bán hàng). Việc sử dụng hóa đơn bán lẻ tự in/mua sẵn không còn phù hợp và không hợp lệ đối với các đối tượng này trong hầu hết các giao dịch.

Tuy nhiên, việc tìm hiểu cách viết hóa đơn bán lẻ thông thường vẫn hữu ích cho quản lý nội bộ hoặc trong một số ít trường hợp được phép (nếu có). Bài viết này sẽ hướng dẫn cách viết loại hóa đơn này, nhưng luôn nhấn mạnh việc tuân thủ quy định về HĐĐT.

Xem Thêm: Làm thế nào để Cách Làm Tờ Khai Thuế GTGT, biết Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Khai Thuế và các Các Phương Pháp Tính Thuế GTGT?

Với quy định bắt buộc về hóa đơn điện tử, phạm vi sử dụng hóa đơn bán lẻ thông thường (tự in/mua sẵn) ngày càng bị thu hẹp đáng kể. Việc sử dụng loại hóa đơn này cần hết sức cẩn trọng để tránh vi phạm.

Về nguyên tắc, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 không được phép sử dụng hóa đơn bán lẻ tự in/mua sẵn để giao cho khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, trong thực tế, một số trường hợp hóa đơn bán lẻ thông thường vẫn có thể được sử dụng (hoặc người dùng tìm kiếm cách viết vì lý do khác):

• Quản lý nội bộ: Một số cửa hàng nhỏ lẻ có thể vẫn dùng hóa đơn bán lẻ viết tay như một hình thức ghi nhận nhanh giao dịch nội bộ, kiểm đếm hàng hóa, doanh thu cuối ngày, song song với việc xuất hóa đơn điện tử theo quy định (nếu thuộc đối tượng bắt buộc). Hóa đơn này không có giá trị pháp lý về thuế.
• Khách hàng cá nhân không cần hóa đơn: Đôi khi người bán viết hóa đơn bán lẻ cho khách hàng cá nhân chỉ để họ có chứng từ xác nhận việc mua hàng, giá cả, mặc dù về luật người bán vẫn phải xuất hóa đơn điện tử (nếu bắt buộc).
• Giai đoạn chuyển tiếp (Đã qua): Trước đây, trong giai đoạn chuyển đổi sang HĐĐT, một số trường hợp đặc biệt có thể được phép sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, giai đoạn này về cơ bản đã kết thúc.
• Một số đối tượng không bắt buộc dùng HĐĐT (Rất hiếm): Có thể còn một số ít trường hợp đặc thù được cơ quan thuế cho phép sử dụng chứng từ khác thay hóa đơn, nhưng không phổ biến.

Khuyến cáo: Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên tuân thủ tuyệt đối quy định về hóa đơn điện tử. Việc tìm hiểu cách viết hóa đơn bán lẻ giấy chủ yếu nên phục vụ mục đích tham khảo hoặc quản lý nội bộ (nếu cần thiết và đảm bảo không thay thế hóa đơn điện tử hợp lệ). Luôn ưu tiên xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

Hóa đơn bán lẻ thông thường (loại mua sẵn hoặc tự in) thường có cấu trúc khá đơn giản, tập trung vào các thông tin chính của giao dịch. Mặc dù mẫu mã đa dạng, chúng thường bao gồm các mục sau:

1. Phần Thông tin Người bán:
   • Tên cửa hàng/doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
   • Địa chỉ.
   • Số điện thoại.
   • (Có thể có) Mã số thuế (nếu là DN/HKD).
2. Phần Thông tin Chung về Hóa đơn:
   • Tên hóa đơn: Thường ghi “HÓA ĐƠN BÁN LẺ”, “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG”, “PHIẾU THANH TOÁN”…
   • Số hóa đơn (thường được đánh số nhảy tự động theo quyển).
   • Liên hóa đơn (Liên 1: Lưu, Liên 2: Giao khách…).
   • Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
3. Phần Thông tin Người mua:
   • Họ tên người mua hàng / Tên đơn vị.
   • Địa chỉ.
   • Số điện thoại (tùy chọn).
   • Hình thức thanh toán (Tiền mặt/Chuyển khoản – tùy chọn).
   • Số tài khoản (nếu thanh toán CK – tùy chọn). (Phần này thường được ghi “Khách lẻ” hoặc bỏ trống nếu khách không yêu cầu thông tin)
4. Phần Chi tiết Hàng hóa, Dịch vụ: (Thường dạng bảng)
   • STT (Số thứ tự).
   • Tên hàng hóa, dịch vụ.
   • ĐVT (Đơn vị tính: Cái, chiếc, kg, m, gói, dịch vụ…).
   • Số lượng.
   • Đơn giá.
   • Thành tiền (= Số lượng x Đơn giá).
5. Phần Tổng cộng:
   • Cộng tiền hàng (Tổng thành tiền của các mặt hàng).
   • Thuế suất GTGT (%) – (Thường bỏ trống hoặc gạch chéo trên HĐBL thông thường).
   • Tiền thuế GTGT – (Thường bỏ trống hoặc gạch chéo).
   • Tổng cộng thanh toán (Thường bằng Cộng tiền hàng).
   • Số tiền viết bằng chữ (Viết bằng chữ số tiền Tổng cộng thanh toán).
6. Phần Chữ ký:
   • Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) – Không bắt buộc.
   • Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) – Bắt buộc.

Hiểu rõ cấu trúc này là bước đầu để biết cách viết hóa đơn bán lẻ cho đúng các chỉ tiêu.

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cách viết hóa đơn bán lẻ thông thường (loại giấy carbon 2, 3 liên) cho từng chỉ tiêu quan trọng:

1. Ngày, tháng, năm lập:

Ghi đúng ngày thực tế phát sinh giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ. Viết rõ ràng, không tẩy xóa.

2. Thông tin Người mua hàng:

• Họ tên người mua hàng/Tên đơn vị:
  1. Nếu khách hàng cung cấp: Ghi đầy đủ họ tên (nếu là cá nhân) hoặc tên công ty/tổ chức (nếu là đơn vị).
  2. Nếu khách không cung cấp hoặc là khách lẻ thông thường: Có thể ghi “Khách lẻ”.
• Địa chỉ: Ghi địa chỉ do khách hàng cung cấp. Nếu là “Khách lẻ”, có thể bỏ trống.
• Số điện thoại, Hình thức thanh toán, Số tài khoản: Ghi nếu khách hàng cung cấp và cần thiết cho việc quản lý.

3. Bảng Chi tiết Hàng hóa, Dịch vụ:

• STT: Đánh số thứ tự các mặt hàng/dịch vụ bán ra.
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, cụ thể tên từng loại hàng hóa, dịch vụ. Tránh viết tắt hoặc ghi chung chung nếu có nhiều mặt hàng khác nhau.
• ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính tương ứng với hàng hóa, dịch vụ (Cái, chiếc, bộ, kg, lít, mét, lần, gói…).
• Số lượng: Ghi đúng số lượng thực tế của từng mặt hàng đã bán.
• Đơn giá: Ghi giá bán của một đơn vị hàng hóa/dịch vụ (chưa bao gồm thuế GTGT nếu người bán thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo pp khấu trừ, nhưng HĐBL thường không thể hiện điều này).
• Thành tiền: Tính bằng (=) Số lượng nhân (x) Đơn giá. Ghi kết quả vào cột này.

4. Phần Tổng cộng:

• Cộng tiền hàng: Tính tổng cột “Thành tiền” của tất cả các mặt hàng đã liệt kê.
• Thuế suất GTGT (%), Tiền thuế GTGT: Gạch chéo hoặc bỏ trống đối với hóa đơn bán lẻ thông thường không phải hóa đơn GTGT. Không được tự ý ghi thuế suất hay tiền thuế vào đây.
• Tổng cộng thanh toán: Ghi lại số tiền ở mục “Cộng tiền hàng”.
• Số tiền viết bằng chữ: Viết đầy đủ bằng chữ số tiền ở mục “Tổng cộng thanh toán”. Ví dụ: “Năm trăm nghìn đồng chẵn”.

5. Chữ ký:

• Người bán hàng: Người trực tiếp bán hàng hoặc người lập hóa đơn phải ký và ghi rõ họ tên. Đây là yếu tố bắt buộc để hóa đơn có giá trị (dù chỉ là giá trị nội bộ).
• Người mua hàng: Có thể yêu cầu khách ký hoặc không, tùy thuộc quy định quản lý của cửa hàng/doanh nghiệp.

Lưu ý khi viết:

• Sử dụng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì, bút đỏ.
• Viết rõ ràng, không tẩy xóa, không viết đè. Nếu viết sai, xem phần xử lý sai sót.
• Viết liên tục, không bỏ trống dòng giữa các mặt hàng. Gạch chéo phần còn trống trong bảng chi tiết hàng hóa.
• Đảm bảo thông tin giữa các liên (nếu là hóa đơn carbon) phải khớp nhau.
• Thực hiện đúng cách viết hóa đơn bán lẻ giúp chứng từ rõ ràng, minh bạch và dễ dàng cho việc đối chiếu sau này.

Trong quá trình viết hóa đơn bán lẻ bằng tay, sai sót là điều khó tránh khỏi. Việc xử lý sai sót cần được thực hiện đúng cách để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ (ít nhất về mặt nội bộ).

Nguyên tắc chung: Không được tẩy xóa, sửa chữa trực tiếp trên hóa đơn đã viết sai.

Cách xử lý phổ biến:

1. Gạch chéo và xuất hóa đơn mới:
   • Nếu phát hiện sai sót ngay khi đang viết hoặc trước khi giao cho khách hàng: Gạch chéo toàn bộ các liên của số hóa đơn viết sai.
   • Lưu giữ lại số hóa đơn viết sai đó (không xé bỏ).
   • Viết lại hóa đơn mới với số tiếp theo, đảm bảo ghi đúng thông tin.
2. Lập biên bản thu hồi (Nếu đã giao cho khách):
   • Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng mới phát hiện sai sót: Liên hệ với khách hàng để thu hồi lại các liên của hóa đơn viết sai.
   • Lập “Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập” ghi rõ lý do thu hồi, có chữ ký của hai bên.
   • Xuất hóa đơn mới thay thế.
   • Kẹp biên bản thu hồi cùng với các liên của hóa đơn viết sai để lưu trữ.

Lưu ý:

• Cách xử lý này chủ yếu áp dụng cho hóa đơn bán lẻ thông thường, tự in/mua sẵn.
• Đối với hóa đơn điện tử (GTGT hoặc bán hàng theo NĐ 123), việc xử lý sai sót phải tuân theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC (lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT). Không được áp dụng cách gạch chéo hay thu hồi như hóa đơn giấy.
• Hiểu đúng cách viết hóa đơn bán lẻ và cách xử lý sai sót giúp công việc bán hàng và quản lý chứng từ diễn ra trơn tru hơn.

Như đã nhấn mạnh nhiều lần, quy định về hóa đơn đã có sự thay đổi lớn với việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Do đó, khi tìm hiểu cách viết hóa đơn bán lẻ, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần hết sức lưu ý:

1. HĐĐT là bắt buộc: Hầu hết các doanh nghiệp, hộ kinh doanh (trừ một số rất ít trường hợp đặc thù) phải sử dụng HĐĐT (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hay đối tượng khách hàng (kể cả khách lẻ không lấy hóa đơn).
2. Hóa đơn bán lẻ giấy không còn hợp lệ về thuế: Việc sử dụng hóa đơn bán lẻ tự in/mua sẵn thay cho HĐĐT là vi phạm quy định. Các hóa đơn này không có giá trị pháp lý để kê khai thuế, khấu trừ thuế hay chứng minh chi phí hợp lý.
3. Rủi ro bị xử phạt: Doanh nghiệp/hộ kinh doanh không xuất HĐĐT khi bán hàng hóa, dịch vụ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, thuế.
4. Cách xử lý khi bán cho khách lẻ không lấy HĐĐT:
   • Doanh nghiệp vẫn phải lập HĐĐT theo quy định.
   • Phần thông tin người mua có thể ghi là “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp thông tin”.
   • Cuối ngày, doanh nghiệp lập một hóa đơn điện tử tổng hợp cho các giao dịch bán lẻ không có thông tin người mua này (nếu lựa chọn).

Kết luận: Mặc dù việc biết cách viết hóa đơn bán lẻ giấy có thể hữu ích cho mục đích tham khảo hoặc quản lý nội bộ đơn giản, nhưng tuyệt đối không được sử dụng loại hóa đơn này thay thế cho hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp cần đầu tư và sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử đúng luật.

A.C.S.C cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai Hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp chuyển đổi và sử dụng hiệu quả, đúng quy định.

Xem Thêm: Ai là Đối Tượng Nộp Thuế GTGT? Phân biệt Phân Biệt Thuế Phí Và Lệ Phí và Các Khoản Phụ Cấp Không Phải Đóng BHXH.

Thay vì phụ thuộc vào cách viết hóa đơn bán lẻ thủ công, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích vượt trội, đồng thời giúp tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.

1. Sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng (POS):
   • Giúp ghi nhận giao dịch nhanh chóng, chính xác tại quầy.
   • Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tự động cập nhật số lượng.
   • Theo dõi doanh thu, lợi nhuận theo thời gian thực.
   • Quản lý thông tin khách hàng thân thiết.
   • Quan trọng: Nhiều phần mềm POS hiện nay đã tích hợp chức năng xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ giao dịch bán hàng, giúp người bán dễ dàng tuân thủ quy định.
2. Tích hợp Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
   • Đây là giải pháp hiện đại, cho phép các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, siêu thị… xuất HĐĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
   • Giúp đơn giản hóa việc xuất hóa đơn cho từng giao dịch lẻ, đồng thời đảm bảo dữ liệu được truyền tự động, minh bạch đến cơ quan thuế.
3. Sử dụng các giải pháp HĐĐT chuyên nghiệp:
   • Các nhà cung cấp HĐĐT (VNPT, Viettel, Misa, BKAV…) cung cấp các phần mềm, nền tảng web giúp doanh nghiệp dễ dàng lập, phát hành, quản lý và lưu trữ HĐĐT theo đúng quy định.

Việc chuyển đổi sang sử dụng công nghệ không chỉ giúp quản lý bán lẻ hiệu quả hơn mà còn là yêu cầu bắt buộc để đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn cho cách viết hóa đơn bán lẻ giấy truyền thống.

Đăng ký dịch vụ trọn gói Của A.C.S.C

Dịch Vụ Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử ➔

Dịch Vụ báo cáo thuế và làm sổ sách kế toán ➔

Dịch vụ đăng ký chữ ký số tại A.C.S.C ➔

Việc hiểu đúng cách viết hóa đơn bán lẻ và các quy định mới về hóa đơn điện tử là rất quan trọng để doanh nghiệp hoạt động đúng luật và hiệu quả. Dịch Vụ A.C.S.C AOI cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về hóa đơn, chứng từ và hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử.

1. Dịch vụ của A.C.S.C:
   • Tư vấn quy định về hóa đơn: Giải thích rõ ràng quy định tại Nghị định 123, Thông tư 78, phân biệt các loại hóa đơn, khi nào bắt buộc dùng HĐĐT.
   • Tư vấn lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT: Giới thiệu các nhà cung cấp uy tín, phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
   • Hỗ trợ đăng ký và phát hành HĐĐT: Thực hiện thủ tục thông báo phát hành HĐĐT với cơ quan thuế.
   • Tư vấn xử lý hóa đơn sai sót: Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo đúng quy định.
   • Dịch vụ kế toán trọn gói: Bao gồm việc quản lý, kiểm tra và kê khai hóa đơn đầu vào, đầu ra.
   • Rà soát, hoàn thiện hệ thống chứng từ: Đảm bảo hệ thống chứng từ bán hàng, mua hàng của doanh nghiệp đầy đủ, hợp lệ.
2. Tại sao nên chọn A.C.S.C?
   • Cập nhật liên tục: Luôn nắm vững các quy định mới nhất về hóa đơn, thuế.
   • Giải pháp thực tế: Tư vấn giải pháp phù hợp, dễ áp dụng cho doanh nghiệp.
   • Hỗ trợ tận tâm: Đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình chuyển đổi và sử dụng HĐĐT.
   • Đối tác tin cậy: Là đối tác của nhiều nhà cung cấp HĐĐT và chữ ký số uy tín.

Liên hệ A.C.S.C để được tư vấn về hóa đơn: Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử dễ dàng và đúng luật cùng A.C.S.C.

A.C.S.C – Giải pháp tối ưu cho quản lý hóa đơn, chứng từ của bạn!

VÕ THỊ KIM PHỤNG – PHỤNG KIO

CEO Phụng Kio – Giám đốc Công ty TNHH TMDV A.C.S.C với phương châm luôn cố gắng đem đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.

MS Phụng và đội ngũ công ty luôn làm việc nhiệt huyết và hiệu quả nhất nhằm gửi tới khách hàng những dịch vụ hoàn thiện và nhanh chóng trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh nhằm giúp khách hàng an tâm trong quá trình mở công ty và phát triển kinh doanh.

Tôi và đội ngũ công ty xin chân thành cảm ơn quý khách hàng vì đã lựa chọn công ty ACSC là người bạn đồng hành của quý doanh nghiệp về Dịch vụ Thành lập công ty- Dịch vụ đặt tên công ty theo Phong thủy – Thay đổi giấy phép – Báo cáo Thuế – Khai Thuế

“Với kinh nghiệm trong nhiều năm về thủ tục pháp lý cùng một chút đam mê về lĩnh vực phong thủy, qua thời gian nghiên cứu và tìm tòi, tôi tin rằng với kiến thức chút ít của tôi có thể phần nào hỗ trợ và đồng hành trong sự phát triển của quý doanh nghiệp.”