Công Tác Phí Có Tính Thuế TNCN Không: Quy Định Mới

Tư vấn chuyên môn

Võ Thị Kim Phụng ( Phụng Kio) Ceo – Kế toán trưởng

Xem thêm

Công tác phí có tính thuế TNCN không là câu hỏi thường trực của cả người lao động và bộ phận kế toán, nhân sự trong doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến thu nhập thực nhận và nghĩa vụ thuế. Việc xác định đúng khoản chi công tác phí nào thuộc diện chịu thuế, khoản nào được miễn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) dựa trên các quy định hiện hành là vô cùng quan trọng.

Hiểu rõ băn khoăn này, ACSC Dichvuthanhlap.com cung cấp giải pháp thông tin toàn diện, giải đáp cặn kẽ vấn đề này. Chúng tôi sẽ phân tích các quy định trong Luật Thuế TNCN và Thông tư 111/2013/TT-BTC, giúp bạn phân biệt rõ các khoản chi phí đi lại, lưu trú, phụ cấp công tác và cách xử lý thuế TNCN phù hợp, đảm bảo tuân thủ chính sách thuế thu nhập cá nhân.

Trước khi trả lời câu hỏi liệu công tác phí có tính thuế TNCN không, chúng ta cần thống nhất cách hiểu về “công tác phí”. Đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động (NLĐ) khi họ được cử đi thực hiện nhiệm vụ, công việc của doanh nghiệp tại một địa điểm khác với nơi làm việc thường xuyên.

Công tác phí thường bao gồm các khoản chi chủ yếu sau:

• Chi phí đi lại: Vé máy bay, vé tàu xe, chi phí taxi, phương tiện cá nhân (theo định mức)…
• Chi phí thuê phòng nghỉ: Tiền thuê khách sạn, nhà nghỉ tại nơi công tác.
• Tiền ăn: Chi trả tiền ăn cho NLĐ trong những ngày đi công tác (có thể theo hóa đơn hoặc khoán chi).
• Phụ cấp lưu trú: Khoản tiền hỗ trợ thêm cho NLĐ trong thời gian công tác xa nhà (thường được khoán chi theo ngày).
• Các chi phí hợp lý khác: Cước hành lý, tài liệu, chi phí liên lạc, chi phí phát sinh cần thiết khác phục vụ chuyến công tác (phải có chứng từ).

Việc chi trả công tác phí có thể thực hiện theo hai hình thức chính:

1. Chi theo thực tế phát sinh: NLĐ tạm ứng tiền, sau chuyến công tác tổng hợp hóa đơn, chứng từ hợp lệ để thanh toán lại với công ty.
2. Khoán chi: Doanh nghiệp quy định một mức chi cố định cho từng khoản (tiền ăn, phụ cấp lưu trú, đôi khi cả đi lại, phòng nghỉ) dựa trên quy chế tài chính/quy chế chi tiêu nội bộ.

Hình thức chi trả (thực tế hay khoán chi) và tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc khoản công tác phí đó có tính thuế TNCN không.

Câu trả lời cho việc công tác phí có tính thuế TNCN không nằm ở quy định về các khoản thu nhập được miễn thuế TNCN từ tiền lương, tiền công. Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn Luật Thuế TNCN) tại Điều 2, Khoản 2, Điểm đ.4 đã quy định rõ về vấn đề này.

Cụ thể, phần khoán chi công tác phí thuộc các khoản không tính vào thu nhập chịu thuế (tức được miễn thuế TNCN) bao gồm:

“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Nhà nước.

đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

đ.4.3) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.”

Giải thích điểm đ.4.2 (áp dụng cho đa số doanh nghiệp):

Điểm mấu chốt là mức khoán chi công tác phí được miễn thuế TNCN phải phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này có nghĩa là:

• Nếu khoản chi công tác phí đó được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp, thì khoản chi đó cũng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nhận được khoản chi đó.
• Ngược lại, nếu phần chi công tác phí nào không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (ví dụ: vượt mức khoán hợp lý, không có đủ chứng từ…), thì phần chi vượt đó có khả năng bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Do đó, để xác định công tác phí có tính thuế TNCN không, cần phải xem xét tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi đó dưới góc độ thuế TNDN.

Xem Thêm: Cách Viết Hóa Đơn Bán Lẻ, Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Khai Thuế và Đối Tượng Nộp Thuế GTGT: Những điều cần biết ngay!

Đây là hai khoản chi phí thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng công tác phí. Quy định về thuế TNCN đối với các khoản này như sau:

1. Nguyên tắc chung: Khoản thanh toán tiền vé phương tiện đi lại (máy bay, tàu, xe…) và tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác cho NLĐ được miễn thuế TNCN nếu khoản chi này được thực hiện theo quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định.
2. Yêu cầu về Chứng từ:
   • Đi lại: Vé máy bay điện tử/thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn taxi, hóa đơn dịch vụ vận chuyển… đứng tên người đi công tác hoặc có bảng kê kèm theo quyết định cử đi công tác. Nếu đi bằng phương tiện cá nhân, cần có quy định về định mức khoán chi xăng xe hợp lý.
   • Thuê phòng nghỉ: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp từ khách sạn, nhà nghỉ đứng tên công ty hoặc cá nhân đi công tác (kèm theo quyết định cử đi công tác).
3. Trường hợp khoán chi: Nếu doanh nghiệp thực hiện khoán chi tiền đi lại, tiền thuê phòng nghỉ, thì phần khoán chi này cũng được miễn thuế TNCN nếu mức khoán chi đó phù hợp với quy chế tài chính/quy chế chi tiêu nội bộ và được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Mức khoán chi này doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên tính chất công việc, địa bàn công tác và khả năng tài chính, nhưng phải đảm bảo tính hợp lý.

Kết luận: Tiền vé máy bay, tàu xe, tiền thuê phòng nghỉ phục vụ chuyến công tác, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc được chi theo mức khoán hợp lý quy định trong quy chế nội bộ, thì KHÔNG tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Ngoài chi phí đi lại và ăn ở, NLĐ đi công tác thường được nhận thêm phụ cấp lưu trú và tiền ăn. Việc xác định phần nào trong các khoản này có tính thuế TNCN không phụ thuộc chủ yếu vào hình thức chi trả (theo thực tế hay khoán chi).

Chi trả theo thực tế (Ít phổ biến): Nếu doanh nghiệp chi trả tiền ăn theo hóa đơn thực tế, khoản chi này thường được xem là chi phí hợp lý và không tính thuế TNCN nếu có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phù hợp quy chế công ty. Tuy nhiên, hình thức này khó quản lý.

Chi trả theo hình thức khoán chi (Phổ biến): Đây là hình thức được đa số doanh nghiệp áp dụng cho tiền ăn và phụ cấp lưu trú.

1. Nguyên tắc miễn thuế: Theo điểm đ.4 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, phần khoán chi tiền ăn, phụ cấp lưu trú không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu mức khoán chi đó phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp và đảm bảo mức khoán chi này được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
2. Xây dựng mức khoán chi hợp lý: Doanh nghiệp phải tự xây dựng mức khoán chi cụ thể cho tiền ăn và phụ cấp lưu trú trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ. Mức khoán này cần:
   • Hợp lý: Phù hợp với tính chất công việc, địa điểm công tác, mặt bằng chi phí sinh hoạt tại nơi đến.
   • Công khai, minh bạch: Được quy định rõ ràng trong quy chế và công khai cho NLĐ biết.
   • Tham khảo mức khoán chi của nhà nước: Mặc dù không bắt buộc áp dụng cứng nhắc theo mức của nhà nước (như quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC cho cán bộ công chức), nhưng đây là một căn cứ tham khảo quan trọng để cơ quan thuế xem xét tính hợp lý. Mức khoán chi của doanh nghiệp có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức nhà nước, nhưng cần có giải trình hợp lý nếu cao hơn đáng kể.

Phần vượt mức khoán chi: Nếu doanh nghiệp chi trả tiền ăn, phụ cấp lưu trú cao hơn mức khoán đã quy định trong quy chế nội bộ, phần chi vượt này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Kết luận: Tiền ăn công tác và phụ cấp lưu trú nếu được chi theo hình thức khoán chi, và mức khoán chi này được quy định hợp lý, công khai trong quy chế nội bộ của doanh nghiệp, thì khoản khoán chi đó KHÔNG tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Phần chi vượt mức khoán mới bị tính thuế.

Xem Thêm: Nắm vững Các Phương Pháp Tính Thuế GTGT, Cách Làm Tờ Khai Thuế GTGT và Phân Biệt Thuế Phí Và Lệ Phí.

Như đã phân tích, đối với các khoản công tác phí chi theo hình thức khoán (đi lại, phòng nghỉ, tiền ăn, phụ cấp lưu trú), việc khoản chi đó có tính thuế TNCN không phụ thuộc rất lớn vào việc nó có được quy định trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp hay không và mức khoán có hợp lý không.

1. Tầm quan trọng của Quy chế:
   • Là căn cứ pháp lý nội bộ: Quy định rõ ràng về đối tượng được hưởng công tác phí, các khoản chi, hình thức chi (thực tế hay khoán), định mức khoán chi, quy trình duyệt chi, chứng từ yêu cầu…
   • Là cơ sở để miễn thuế TNCN: Mức khoán chi được miễn thuế TNCN phải là mức được quy định trong quy chế này.
   • Là cơ sở để tính chi phí được trừ TNDN: Chi phí công tác phí muốn được trừ khi tính thuế TNDN cũng cần phù hợp với quy định tại quy chế.
   • Đảm bảo tính minh bạch, công bằng: Giúp việc chi trả công tác phí được thực hiện thống nhất, công bằng giữa các nhân viên, tránh tùy tiện.
2. Nội dung cần có trong Quy chế liên quan đến công tác phí:
   • Đối tượng được cử đi công tác và được hưởng công tác phí.
   • Quy định về việc phê duyệt chuyến công tác (quyết định cử đi công tác).
   • Quy định về phương tiện đi lại (máy bay, tàu, xe, phương tiện cá nhân) và mức chi/định mức khoán.
   • Quy định về tiêu chuẩn thuê phòng nghỉ và mức chi/định mức khoán.
   • Quy định về mức khoán chi tiền ăn hàng ngày.
   • Quy định về mức khoán chi phụ cấp lưu trú (theo ngày).
   • Quy định về các chi phí khác được thanh toán.
   • Quy định về chứng từ thanh toán (hóa đơn, vé, bảng kê…).
   • Quy trình tạm ứng và thanh toán công tác phí.
3. Lưu ý khi xây dựng Quy chế:
   • Phải được Ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt và ban hành chính thức.
   • Nên tham khảo ý kiến của bộ phận kế toán, nhân sự và người lao động.
   • Mức khoán chi cần xây dựng hợp lý, có thể tham khảo mặt bằng chung và quy định của nhà nước.
   • Phải được lưu trữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Việc xây dựng và ban hành một Quy chế tài chính/chi tiêu nội bộ rõ ràng, hợp lý là điều kiện cần thiết để các khoản khoán chi công tác phí được miễn thuế TNCN và được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Để các khoản chi công tác phí theo thực tế (đi lại, phòng nghỉ) được miễn thuế TNCN và được tính vào chi phí được trừ TNDN, việc có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp là yêu cầu bắt buộc.

1. Yêu cầu chung về chứng từ:
   • Phải là bản gốc hoặc bản sao hợp lệ.
   • Phải có đầy đủ thông tin theo quy định (tên, địa chỉ, MST người bán; tên, địa chỉ, MST người mua – nếu có; tên hàng hóa/dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền…).
   • Phải liên quan trực tiếp đến chuyến công tác.
2. Các loại chứng từ thường gặp:
   • Quyết định cử đi công tác: Nêu rõ họ tên người đi, địa điểm, thời gian, mục đích công tác. Đây là chứng từ gốc quan trọng.
   • Vé phương tiện: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass), vé tàu, vé xe khách… Nếu vé không ghi tên người đi công tác thì cần có giấy tờ khác chứng minh (quyết định cử đi công tác, giấy đi đường…).
   • Hóa đơn dịch vụ vận chuyển: Hóa đơn taxi, hóa đơn thuê xe…
   • Hóa đơn thuê phòng nghỉ: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng từ khách sạn, nhà nghỉ. Nên lấy hóa đơn ghi tên và MST công ty (nếu có thể) hoặc tên người đi công tác.
   • Bảng kê chi phí đi lại bằng phương tiện cá nhân: Nếu NLĐ tự dùng xe cá nhân đi công tác và được công ty thanh toán theo định mức (số km, đơn giá xăng…), cần có bảng kê lộ trình, số km, giấy tờ xe…
   • Các hóa đơn, chứng từ khác: Hóa đơn cước hành lý, phí cầu đường, phí sân bay, hóa đơn mua tài liệu phục vụ công tác…
3. Lưu ý:
   • Các chứng từ phải được kẹp cùng giấy đi đường, quyết định cử đi công tác và giấy đề nghị thanh toán công tác phí.
   • Nếu chi theo hình thức khoán (tiền ăn, phụ cấp lưu trú), thường không yêu cầu hóa đơn, chỉ cần chứng từ chi tiền của công ty và quy chế khoán chi làm căn cứ.

Việc lưu trữ đầy đủ, khoa học các chứng từ công tác phí là trách nhiệm của bộ phận kế toán, giúp đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế TNCN và TNDN.

A.C.S.C cung cấp dịch vụ tư vấn và rà soát chứng từ kế toán, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các khoản chi, bao gồm cả công tác phí.

Việc hạch toán kế toán đối với công tác phí cần được thực hiện đúng theo chế độ kế toán doanh nghiệp mà công ty đang áp dụng (Thông tư 200 hoặc Thông tư 133).

• Nguyên tắc hạch toán:
  1. Công tác phí là một khoản chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
  2. Cần được ghi nhận vào tài khoản chi phí phù hợp với bộ phận của người đi công tác.
  3. Phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ làm căn cứ ghi sổ.
• Tài khoản sử dụng (Theo TT200/TT133):
  1. TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Nếu người đi công tác thuộc bộ phận quản lý chung (Ban giám đốc, phòng kế toán, hành chính, nhân sự…). Đây là tài khoản thường dùng nhất.
  2. TK 641 (TT200) hoặc TK 6421 (TT133) – Chi phí bán hàng: Nếu người đi công tác thuộc bộ phận bán hàng, marketing, thị trường.
  3. TK 627 – Chi phí sản xuất chung: Nếu người đi công tác thuộc bộ phận quản lý phân xưởng sản xuất.
  4. TK 141 – Tạm ứng: Dùng để theo dõi khoản tiền đã tạm ứng cho người lao động đi công tác.
• TK 111/112: Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng dùng để chi trả hoặc thu hồi tạm ứng.

Quy trình hạch toán ví dụ:

1. Khi tạm ứng tiền cho NLĐ đi công tác:
   Nợ TK 141
   Có TK 111/112
2. Khi NLĐ về thanh toán tạm ứng, kế toán nhận đủ chứng từ hợp lệ:
   Nợ TK 642/641/627 (Tổng số chi phí công tác hợp lý)
   Có TK 141 (Số tiền đã tạm ứng)
   Có TK 111/112 (Số tiền chi thêm – nếu có)
   Có TK 331/Cá nhân NLĐ (Nếu NLĐ chi vượt tạm ứng bằng tiền cá nhân)
3. Thu hồi tiền tạm ứng thừa (nếu có):
   Nợ TK 111/112
   Có TK 141

Hạch toán đúng giúp phản ánh chính xác chi phí hoạt động và là cơ sở để khấu trừ thuế TNDN.

Đăng ký dịch vụ trọn gói Của A.C.S.C

Dịch Vụ báo cáo thuế và làm sổ sách kế toán ➔

Dịch Vụ Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử ➔

Dịch vụ đăng ký chữ ký số tại A.C.S.C ➔

Việc xác định khoản công tác phí có tính thuế TNCN không và xây dựng quy chế chi trả hợp lý là vấn đề nghiệp vụ quan trọng, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và chi phí thuế của doanh nghiệp. Dịch Vụ A.C.S.C AOI với đội ngũ chuyên gia về thuế và lao động sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Dịch vụ của A.C.S.C:

• Tư vấn quy định thuế TNCN: Giải đáp chi tiết các khoản công tác phí nào được miễn thuế, khoản nào chịu thuế theo quy định mới nhất.
• Hỗ trợ xây dựng/rà soát Quy chế tài chính/chi tiêu nội bộ: Đảm bảo quy định về khoán chi công tác phí hợp lý, hợp lệ, tối ưu về thuế.
• Tư vấn về chứng từ hợp lệ: Hướng dẫn cách thu thập và lưu trữ chứng từ công tác phí đầy đủ, đúng quy định.
• Dịch vụ tính lương và thuế TNCN trọn gói: Bao gồm việc tính toán, phân loại các khoản thu nhập chịu thuế và miễn thuế, thực hiện khấu trừ và kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý.
• Dịch vụ quyết toán thuế TNCN cuối năm: Thực hiện quyết toán thuế cho doanh nghiệp và người lao động.

Tại sao nên chọn A.C.S.C?

• Chuyên môn sâu: Am hiểu tường tận Luật Thuế TNCN, các Thông tư hướng dẫn và công văn của Tổng cục Thuế.
• Kinh nghiệm thực tiễn: Đã tư vấn và xử lý các vấn đề về thuế TNCN, công tác phí cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
• Giải pháp tối ưu: Giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách công tác phí vừa hợp lý, vừa tiết kiệm chi phí thuế.
• Đảm bảo tuân thủ: Giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro bị truy thu, phạt thuế do xác định sai thu nhập chịu thuế.

A.C.S.C – Đồng hành cùng doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế hiệu quả!

VÕ THỊ KIM PHỤNG – PHỤNG KIO

CEO Phụng Kio – Giám đốc Công ty TNHH TMDV A.C.S.C với phương châm luôn cố gắng đem đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.

MS Phụng và đội ngũ công ty luôn làm việc nhiệt huyết và hiệu quả nhất nhằm gửi tới khách hàng những dịch vụ hoàn thiện và nhanh chóng trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh nhằm giúp khách hàng an tâm trong quá trình mở công ty và phát triển kinh doanh.

Tôi và đội ngũ công ty xin chân thành cảm ơn quý khách hàng vì đã lựa chọn công ty ACSC là người bạn đồng hành của quý doanh nghiệp về Dịch vụ Thành lập công ty- Dịch vụ đặt tên công ty theo Phong thủy – Thay đổi giấy phép – Báo cáo Thuế – Khai Thuế

“Với kinh nghiệm trong nhiều năm về thủ tục pháp lý cùng một chút đam mê về lĩnh vực phong thủy, qua thời gian nghiên cứu và tìm tòi, tôi tin rằng với kiến thức chút ít của tôi có thể phần nào hỗ trợ và đồng hành trong sự phát triển của quý doanh nghiệp.”