Đăng Ký Thang Bảng Lương: Quy Định Mới & Hướng Dẫn

Trong quá khứ, theo các quy định cũ trước Bộ luật Lao động (BLLĐ) 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải xây dựng và đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện (Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội). Thủ tục này nhằm mục đích để cơ quan nhà nước kiểm tra, giám sát việc xây dựng và áp dụng thang, bảng lương của doanh nghiệp có tuân thủ pháp luật hay không.

Tuy nhiên, BLLĐ 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021) đã mang đến một sự thay đổi quan trọng tại Điều 93 về Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động:

“1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.”

Điểm mấu chốt là Điều 93 BLLĐ 2019 không còn quy định về việc doanh nghiệp phải đăng ký hoặc gửi thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nữa. Thay vào đó, luật nhấn mạnh vào trách nhiệm tự xây dựng, tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp và nghĩa vụ tham khảo ý kiến tổ chức đại diện NLĐ (nếu có) và công khai tại nơi làm việc.

Như vậy, câu trả lời cho câu hỏi “Có cần đăng ký thang bảng lương không?” theo quy định mới nhất (tính đến hiện nay) là: KHÔNG BẮT BUỘC. Doanh nghiệp không cần nộp thang, bảng lương cho Phòng LĐTBXH nữa.

Sự thay đổi này nhằm tăng cường quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc xây dựng chính sách tiền lương, đồng thời đề cao vai trò giám sát của người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là doanh nghiệp được tùy ý xây dựng thang, bảng lương mà vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc và quy định pháp luật khác.

Mặc dù không còn nghĩa vụ đăng ký thang bảng lương, việc xây dựng hệ thống này vẫn là trách nhiệm bắt buộc của mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động, như quy định tại Khoản 1, Điều 93 BLLĐ 2019.

Việc xây dựng thang lương, bảng lương mang lại những lợi ích và vai trò quan trọng sau:

• Cơ sở pháp lý để trả lương: Là căn cứ để doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động, tính và chi trả lương hàng tháng, đảm bảo việc trả lương có cơ sở rõ ràng, minh bạch.
• Đảm bảo tuân thủ mức lương tối thiểu: Thang, bảng lương phải được xây dựng dựa trên mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định (hiện tại theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP). Mức lương thấp nhất trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Đối với người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề, mức lương phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
• Thể hiện sự công bằng, minh bạch: Một hệ thống thang, bảng lương khoa học, rõ ràng giúp đảm bảo sự công bằng trong trả lương giữa các vị trí công việc có mức độ phức tạp, trách nhiệm, yêu cầu trình độ khác nhau. Điều này tạo động lực làm việc và sự gắn bó cho người lao động.
• Công cụ quản trị nhân sự hiệu quả: Giúp bộ phận nhân sự dễ dàng quản lý quỹ lương, hoạch định chi phí nhân sự, xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp và chính sách đãi ngộ cho nhân viên.
• Cơ sở tính các chế độ khác: Mức lương theo thang, bảng lương là căn cứ quan trọng để tính toán các chế độ liên quan như đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn, tính trợ cấp thôi việc, bồi thường tai nạn lao động…
• Cơ sở giải quyết tranh chấp lao động: Khi có tranh chấp về tiền lương, thang, bảng lương đã được xây dựng và công khai là căn cứ pháp lý quan trọng để các bên và cơ quan chức năng xem xét, giải quyết.

Vì những lý do trên, mặc dù không cần đăng ký thang bảng lương, mọi doanh nghiệp vẫn phải đầu tư thời gian và nguồn lực để xây dựng hệ thống này một cách bài bản và đúng luật.

Việc xây dựng thang lương, bảng lương không phải là công việc tùy tiện mà cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản được quy định trong pháp luật lao động và các nguyên tắc quản trị nhân sự hiện đại để đảm bảo tính hợp pháp, công bằng và hiệu quả.

• Tuân thủ Mức lương tối thiểu vùng: Đây là nguyên tắc bắt buộc. Mức lương thấp nhất trong thang, bảng lương (cho công việc/chức danh giản đơn nhất, điều kiện bình thường) không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố tại thời điểm áp dụng. Hiện tại là theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP với 4 vùng khác nhau.
• Cao hơn ít nhất 7% đối với lao động qua đào tạo: Mức lương thấp nhất trả cho người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề (kể cả do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
• Bình đẳng, không phân biệt đối xử: Thang, bảng lương phải đảm bảo nguyên tắc trả lương bình đẳng cho người lao động làm công việc có giá trị như nhau, không phân biệt giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật… (Điều 90 BLLĐ 2019).
• Dựa trên mức độ phức tạp công việc, điều kiện lao động, trình độ: Mức lương cho từng vị trí, chức danh cần phản ánh đúng mức độ phức tạp của công việc, trách nhiệm đảm nhận, yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và điều kiện lao động (nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm…). Các bậc lương cần có khoảng cách hợp lý.
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở: Trước khi ban hành, doanh nghiệp phải gửi dự thảo thang, bảng lương để lấy ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện khác của người lao động (nếu có). Doanh nghiệp cần tiếp thu, giải trình các ý kiến góp ý.
• Công khai tại nơi làm việc: Sau khi ban hành, thang lương, bảng lương phải được công bố công khai cho tất cả người lao động được biết bằng các hình thức phù hợp (niêm yết tại bảng tin, đăng tải trên mạng nội bộ…).
• Định kỳ rà soát, điều chỉnh: Doanh nghiệp cần xem xét, điều chỉnh thang, bảng lương cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế, mức độ trượt giá, sự thay đổi của mức lương tối thiểu vùng và mặt bằng lương trên thị trường lao động.

Tuân thủ các nguyên tắc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật mà còn xây dựng được một chính sách lương thưởng công bằng, hấp dẫn, giữ chân nhân tài.

Xem Thêm: Bảo hiểm xã hội điện tử liên quan thế nào đến Cách Tính Kinh Phí Công Đoàn và Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp?

Quy trình xây dựng thang lương, bảng lương đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng về cơ cấu tổ chức, chức danh công việc và các yếu tố liên quan. Dưới đây là các bước cơ bản doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Thống kê, Rà soát và Phân nhóm Chức danh/Công việc:

• Liệt kê tất cả các vị trí công việc, chức danh hiện có trong doanh nghiệp.
• Phân tích công việc (job analysis) để mô tả rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, điều kiện làm việc cho từng vị trí.
• Phân nhóm các chức danh/công việc có tính chất, mức độ phức tạp, trách nhiệm tương đương vào cùng một nhóm (ngạch lương). Ví dụ: Nhóm nhân viên văn phòng, nhóm kỹ thuật viên, nhóm quản lý cấp trung…

Bước 2: Xác định Số bậc lương cho từng Ngạch/Chức danh:

• Mỗi ngạch/chức danh có thể có nhiều bậc lương khác nhau để phản ánh sự tiến bộ về kinh nghiệm, năng lực hoặc thâm niên công tác.
• Số lượng bậc lương tùy thuộc vào chính sách của công ty, thường từ 3-10 bậc hoặc hơn.

Bước 3: Xác định Mức lương cho từng Bậc lương:

• Xác định mức lương khởi điểm (Bậc 1): Mức lương thấp nhất của ngạch/chức danh giản đơn nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng (+7% nếu qua đào tạo). Các ngạch/chức danh khác sẽ có mức khởi điểm cao hơn tùy thuộc độ phức tạp.
• Xác định khoảng cách giữa các bậc lương: Khoảng cách này (thường tính theo tỷ lệ % hoặc số tiền tuyệt đối) cần hợp lý, khuyến khích người lao động phấn đấu. Thông thường, khoảng cách tối thiểu giữa hai bậc lương liền kề được khuyến nghị là 5%.
• Xây dựng bảng lương chi tiết: Lập bảng thể hiện rõ các ngạch lương, bậc lương và mức lương tương ứng.

Bước 4: Tham khảo Ý kiến và Công khai:

• Dự thảo thang lương, bảng lương.
• Gửi dự thảo để lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Tổ chức họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Tiếp thu, giải trình ý kiến.
• Hoàn thiện và ban hành chính thức thang lương, bảng lương.
• Công bố công khai tại nơi làm việc bằng hình thức phù hợp (niêm yết, email, mạng nội bộ…).

Bước 5: Xây Dựng Quy chế Trả lương và Áp dụng:

• Xây dựng hoặc sửa đổi Quy chế trả lương, quy định rõ cách xếp lương, nâng bậc lương, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương…
• Áp dụng thang, bảng lương làm căn cứ thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và thực hiện chi trả lương hàng tháng.
• Lưu trữ thang, bảng lương và các hồ sơ liên quan theo quy định.
• Quá trình này cần sự tham gia của bộ phận nhân sự, kế toán và ban lãnh đạo công ty. Nếu doanh nghiệp không có đủ chuyên môn, việc thuê đơn vị tư vấn bên ngoài như A.C.S.C là một giải pháp hiệu quả.

Việc xây dựng thang lương, bảng lương chỉ là một phần trong hệ thống quản lý tiền lương. Để hệ thống này vận hành hiệu quả và minh bạch, doanh nghiệp cần xây dựng Quy chế trả lương (hay Quy chế tiền lương) chi tiết.

Quy chế trả lương là văn bản nội bộ quy định cụ thể các nguyên tắc, hình thức, kỳ hạn và cách thức chi trả lương, thưởng và các khoản phúc lợi khác cho người lao động, dựa trên thang lương, bảng lương đã ban hành và các quy định pháp luật liên quan.

Nội dung chính của Quy chế trả lương thường bao gồm:

• Căn cứ xây dựng: Nêu rõ các căn cứ pháp lý (BLLĐ, Nghị định, Thông tư…) và thang, bảng lương của công ty.
• Nguyên tắc trả lương: Công bằng, minh bạch, dựa trên năng suất, chất lượng công việc, không phân biệt đối xử…
• Hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian (giờ, ngày, tháng), theo sản phẩm, hoặc lương khoán. Quy định rõ cách tính cho từng hình thức.
• Kỳ hạn trả lương: Quy định ngày trả lương cố định hàng tháng (hoặc hàng tuần, tùy thỏa thuận). Quy định xử lý khi ngày trả lương trùng vào ngày nghỉ.
• Cách xếp lương, nâng bậc lương: Quy định tiêu chí, điều kiện, thời gian xem xét nâng bậc lương cho người lao động.
• Trả lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, ngày nghỉ lễ, tết: Quy định rõ cách tính và mức trả theo đúng Điều 98 BLLĐ 2019.
• Các khoản phụ cấp, trợ cấp (nếu có): Phụ cấp trách nhiệm, độc hại, đi lại, ăn trưa…
• Khấu trừ tiền lương: Các trường hợp được phép khấu trừ (bồi thường thiệt hại, trừ tiền tạm ứng…) và mức khấu trừ tối đa theo luật định.
• Quy định về tạm ứng lương (nếu có).
• Quy chế thưởng (có thể tách riêng): Quy định về các loại thưởng (thưởng năng suất, thưởng cuối năm, thưởng sáng kiến…), tiêu chí và mức thưởng.

Lưu ý khi xây dựng Quy chế trả lương:

• Nội dung quy chế không được trái với quy định của pháp luật lao động.
• Phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
• Phải công khai tại nơi làm việc.
• Quy chế trả lương rõ ràng, minh bạch cùng với thang, bảng lương hợp lý sẽ tạo nên một chính sách tiền lương hiệu quả, thu hút và giữ chân người lao động.

Như đã nhấn mạnh, BLLĐ 2019 đặt ra hai nghĩa vụ quan trọng cho doanh nghiệp sau khi xây dựng thang lương, bảng lương, thay thế cho việc đăng ký thang bảng lương trước đây:

Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có):

1. Đối tượng: Áp dụng đối với những doanh nghiệp có thành lập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (thường là Ban chấp hành công đoàn cơ sở).
2. Thời điểm: Trước khi ban hành chính thức thang lương, bảng lương và định mức lao động.
3. Hình thức: Doanh nghiệp gửi dự thảo và các tài liệu giải trình (nếu cần) cho tổ chức đại diện NLĐ. Tổ chức đại diện NLĐ tổ chức lấy ý kiến người lao động và có văn bản góp ý gửi lại doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có cơ chế tiếp thu, giải trình các ý kiến này.
4. Mục đích: Đảm bảo tính dân chủ, hài hòa lợi ích giữa người sử dụng lao động và người lao động trong việc xây dựng chính sách tiền lương.

Công bố công khai tại nơi làm việc:

1. Thời điểm: Trước khi chính thức áp dụng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
2. Hình thức: Phải được công khai bằng các hình thức phù hợp để mọi người lao động đều có thể tiếp cận dễ dàng, ví dụ:
   • Niêm yết tại bảng thông báo chung của công ty, nhà xưởng…
   • Đăng tải trên hệ thống mạng nội bộ (intranet), email công ty.
   • Thông báo trực tiếp tại các cuộc họp đơn vị, bộ phận.
3. Mục đích: Đảm bảo tính minh bạch, giúp người lao động hiểu rõ về chính sách tiền lương áp dụng cho mình và toàn công ty, làm cơ sở để thực hiện và giám sát.

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng hai nghĩa vụ này có thể bị coi là vi phạm pháp luật lao động và bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh việc đã tham khảo ý kiến (biên bản họp, văn bản góp ý…) và công khai thang, bảng lương.

Xem Thêm: Cần biết Thủ Tục Gia Hạn Nộp Thuế GTGT, Công Tác Phí Có Tính Thuế TNCN và Cách Viết Hóa Đơn Bán Lẻ để tránh sai sót.

Mặc dù không còn thủ tục đăng ký thang bảng lương, việc xây dựng và áp dụng thang, bảng lương vẫn chịu sự quản lý và giám sát của cơ quan nhà nước về lao động. Nếu doanh nghiệp vi phạm các quy định liên quan, có thể phải đối mặt với các chế tài xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH…

1. Các hành vi vi phạm phổ biến:
   • Không xây dựng thang lương, bảng lương: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (Mức phạt đối với cá nhân, tổ chức vi phạm gấp đôi).
   • Không công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện: Phạt tiền tương tự như trên.
   • Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở khi xây dựng thang, bảng lương: Phạt tiền tương tự như trên.
   • Xây dựng thang, bảng lương không đảm bảo quy định: Ví dụ mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, không đảm bảo mức cao hơn 7% cho lao động qua đào tạo. Mức phạt tùy theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng.
   • Trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hoặc thấp hơn mức lương ghi trong thang, bảng lương đã công bố: Phạt tiền theo mức độ vi phạm và số lượng người lao động bị ảnh hưởng, đồng thời buộc trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn bị buộc phải thực hiện đúng quy định: xây dựng, công khai thang bảng lương, trả đủ lương cho người lao động…

Việc tuân thủ đúng các quy định về xây dựng, công khai và áp dụng thang, bảng lương không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động hài hòa, ổn định.

Để đảm bảo hệ thống thang bảng lương của bạn tuân thủ đúng quy định mới nhất và tối ưu hóa hiệu quả quản trị, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp từ A.C.S.C. Chúng tôi cũng cung cấp các dịch vụ liên quan như đăng ký nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, Đăng ký BHXH, BHYT, BHLĐ …

Chi phí liên quan đến việc xây dựng thang lương, bảng lương không phải là chi phí thủ tục hành chính nộp cho nhà nước (vì không còn thủ tục đăng ký thang bảng lương), mà chủ yếu là chi phí nội bộ hoặc chi phí thuê dịch vụ tư vấn.

Chi phí nội bộ (Nếu tự xây dựng):

• Thời gian và công sức: Đây là chi phí lớn nhất, bao gồm thời gian của bộ phận nhân sự, ban lãnh đạo để nghiên cứu quy định, khảo sát thị trường lương, phân tích công việc, xây dựng hệ thống, lấy ý kiến, công khai…
• Chi phí công cụ (nếu có): Chi phí mua phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương hoặc các công cụ hỗ trợ phân tích, xây dựng thang bảng lương.

Chi phí thuê dịch vụ tư vấn:

Nếu doanh nghiệp không có đủ nguồn lực hoặc chuyên môn để tự xây dựng, việc thuê đơn vị tư vấn bên ngoài (như A.C.S.C) là một lựa chọn.

Chi phí dịch vụ tư vấn xây dựng thang bảng lương phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• Quy mô doanh nghiệp (số lượng lao động, chức danh).
• Độ phức tạp của cơ cấu tổ chức và yêu cầu quản trị.
• Phạm vi công việc (chỉ tư vấn hay xây dựng toàn bộ hệ thống, bao gồm cả quy chế lương thưởng).
• Uy tín và kinh nghiệm của đơn vị tư vấn.

Chi phí khác:

• Chi phí tổ chức các cuộc họp tham khảo ý kiến (nếu có).
• Chi phí in ấn, niêm yết tài liệu công khai.
• Mặc dù có chi phí đầu tư ban đầu, việc xây dựng một hệ thống thang bảng lương bài bản, đúng luật sẽ mang lại lợi ích lâu dài về quản trị nhân sự, tuân thủ pháp luật và tạo động lực cho người lao động.

Việc xây dựng thang lương, bảng lương và quy chế trả lương hiệu quả, tuân thủ pháp luật là nền tảng quan trọng cho quản trị nhân sự bền vững. Mặc dù không còn thủ tục đăng ký thang bảng lương, trách nhiệm xây dựng và công khai của doanh nghiệp lại càng được đề cao. Dịch Vụ A.C.S.C AOI cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu, giúp bạn thiết lập hệ thống lương thưởng tối ưu.

Tại sao chọn dịch vụ tư vấn lương thưởng tại A.C.S.C?

• Chuyên môn sâu về Luật Lao động & Nhân sự: Đội ngũ chuyên gia am hiểu BLLĐ 2019, các Nghị định, Thông tư và có kinh nghiệm thực tế trong tư vấn, xây dựng hệ thống lương 3P, KPI…
• Phân tích và thiết kế phù hợp: Khảo sát, phân tích cơ cấu tổ chức, chức danh công việc, đánh giá giá trị công việc để thiết kế thang, bảng lương phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Cam kết hệ thống thang, bảng lương, quy chế lương thưởng được xây dựng tuân thủ quy định mới nhất, đặc biệt về lương tối thiểu và nguyên tắc công bằng.
• Tối ưu hóa chi phí và hiệu quả: Tư vấn xây dựng cơ chế lương thưởng gắn với hiệu quả công việc, tạo động lực, giữ chân nhân tài mà vẫn tối ưu hóa quỹ lương.

Quy trình dịch vụ tư vấn tại A.C.S.C:

• Khảo sát & Phân tích: Thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức, chức danh, chính sách lương hiện tại, mục tiêu của doanh nghiệp.
• Thiết kế hệ thống: Xây dựng dự thảo thang lương, bảng lương, quy chế lương thưởng dựa trên phân tích và yêu cầu.
• Lấy ý kiến & Hoàn thiện: Tư vấn doanh nghiệp lấy ý kiến góp ý (nếu cần), hoàn thiện hệ thống.
• Hướng dẫn triển khai: Hướng dẫn doanh nghiệp cách thức công khai, áp dụng và quản lý hệ thống lương thưởng mới.
• Tư vấn sau triển khai: Đồng hành giải đáp thắc mắc trong quá trình vận hành.

Liên hệ A.C.S.C để xây dựng chính sách lương hiệu quả: Đầu tư vào một hệ thống lương thưởng bài bản là đầu tư cho sự phát triển bền vững.

A.C.S.C – Cùng bạn xây dựng nền tảng quản trị nhân sự vững chắc!