Cách Tính Kinh Phí Công Đoàn: Công Thức Và Hướng Dẫn

Tư vấn chuyên môn

Võ Thị Kim Phụng ( Phụng Kio) Ceo – Kế toán trưởng

Xem thêm

Cách tính kinh phí công đoàn là nghiệp vụ quan trọng mà mọi doanh nghiệp sử dụng lao động cần nắm vững, đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính theo Luật Công đoàn và các quy định liên quan. Việc xác định chính xác quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và áp dụng tỷ lệ 2% là yếu tố then chốt để tính đúng số tiền phải nộp.

Hiểu rõ điều này, ACSC Dichvuthanhlap.com cung cấp giải pháp thông tin chi tiết, giúp bạn hiểu rõ công thức tính kinh phí công đoàn, đối tượng áp dụng và cách xác định quỹ lương chuẩn xác. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước theo Nghị định 191/2013/NĐ-CP và các văn bản mới nhất của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ này.

Trước khi đi vào chi tiết cách tính kinh phí công đoàn (KPCĐ), chúng ta cần hiểu rõ bản chất của khoản đóng góp này và lý do tại sao nó là nghĩa vụ bắt buộc đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức có sử dụng lao động tại Việt Nam.

Kinh phí công đoàn là nguồn tài chính quan trọng để tổ chức Công đoàn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình là đại diện, chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động và tham gia quản lý nhà nước, quản lý kinh tế – xã hội.

Theo Điều 26 Luật Công đoàn năm 2012 và Nghị định 191/2013/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về tài chính công đoàn:

1. Đối tượng đóng: Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (gọi chung là người sử dụng lao động) có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
2. Nguồn hình thành: Kinh phí công đoàn được hình thành chủ yếu từ hai nguồn:
   • Đoàn phí công đoàn: Do đoàn viên công đoàn đóng góp (thường là 1% tiền lương).
   • Kinh phí công đoàn: Do người sử dụng lao động đóng góp theo tỷ lệ phần trăm nhất định.
3. Tính chất bắt buộc: Việc đóng kinh phí công đoàn (phần 2% do doanh nghiệp đóng) là nghĩa vụ bắt buộc theo luật định, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đó đã thành lập tổ chức Công đoàn cơ sở (CĐCS) hay chưa.
4. Mục đích sử dụng: Nguồn kinh phí này được phân phối và sử dụng cho các hoạt động của công đoàn tại cơ sở (chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho đoàn viên, người lao động, tuyên truyền, đào tạo…) và một phần nộp lên công đoàn cấp trên để phục vụ hoạt động chung của hệ thống công đoàn.

Việc đóng KPCĐ đầy đủ, đúng hạn không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp đối với người lao động và tổ chức đại diện cho họ. Nắm vững cách tính kinh phí công đoàn là bước đầu tiên để thực hiện đúng nghĩa vụ này.

Việc xác định cách tính kinh phí công đoàn phải dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Các văn bản pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh vấn đề này bao gồm:

1. Luật Công đoàn số 12/2012/QH13: Điều 26 quy định về Tài chính công đoàn, nêu rõ nguồn thu và đối tượng đóng kinh phí công đoàn. Khoản 2 Điều 26 nêu: “Kinh phí công đoàn do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.” Đây là căn cứ pháp lý cao nhất.
2. Nghị định số 191/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ: Quy định chi tiết về tài chính công đoàn. Nghị định này làm rõ hơn về đối tượng đóng, mức đóng, phương thức đóng và quản lý, sử dụng kinh phí công đoàn.
   • Điều 4: Đối tượng đóng kinh phí công đoàn.
   • Điều 5: Mức đóng (khẳng định là 2%) và căn cứ đóng (quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc).
   • Điều 6: Phương thức đóng kinh phí công đoàn (hàng tháng, cùng kỳ đóng BHXH).
3. Các văn bản hướng dẫn của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (TLĐLĐVN): TLĐLĐVN thường xuyên ban hành các hướng dẫn, công văn để làm rõ thêm cách xác định quỹ lương, đối tượng lao động tính đóng, việc phân phối và sử dụng kinh phí công đoàn tại cơ sở và cấp trên. Doanh nghiệp cần cập nhật các hướng dẫn này.
4. Các quy định về Bảo hiểm xã hội (BHXH): Vì căn cứ tính KPCĐ là quỹ tiền lương đóng BHXH, nên các quy định về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, mức lương và các khoản thu nhập làm căn cứ đóng BHXH (theo Luật BHXH, Nghị định hướng dẫn, Thông tư của Bộ LĐTBXH) cũng là căn cứ quan trọng cần tham khảo.

Việc áp dụng đúng và đầy đủ các văn bản pháp lý này là yếu tố cốt lõi để đảm bảo cách tính kinh phí công đoàn của doanh nghiệp là chính xác và hợp pháp.

Dựa trên các căn cứ pháp lý đã nêu, công thức chuẩn để xác định số tiền kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp phải đóng hàng tháng được xác định như sau:

Kinh phí công đoàn phải đóng (tháng) = 2% x Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc (tháng)

Trong đó:

• Tỷ lệ 2%: Là tỷ lệ cố định theo quy định của Luật Công đoàn.
• Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc (tháng): Đây là yếu tố then chốt và cần được xác định chính xác. Nó là tổng mức tiền lương tháng của những người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của pháp luật về BHXH.

Như vậy, mấu chốt của cách tính kinh phí công đoàn nằm ở việc xác định đúng “Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc”. Chúng ta sẽ đi sâu vào cách xác định quỹ lương này ở phần tiếp theo.

Công thức này áp dụng chung cho mọi loại hình doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức có sử dụng lao động thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc, không phân biệt quy mô hay việc đã có CĐCS hay chưa.

Xem Thêm: Bí quyết Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp hiệu quả: Nắm vững Công Tác Phí Có Tính Thuế TNCN và Cách Viết Hóa Đơn Bán Lẻ.

Đây là phần quan trọng nhất và thường gây nhầm lẫn nhất khi tìm hiểu cách tính kinh phí công đoàn. Xác định sai quỹ lương này sẽ dẫn đến việc tính sai số KPCĐ phải nộp.

Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc (gọi tắt là Quỹ lương đóng BHXH) được xác định dựa trên hai yếu tố chính:

Đối tượng người lao động (NLĐ) được tính vào quỹ lương:

1. Chỉ tính tiền lương của những NLĐ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Luật BHXH.
2. Hiện nay, đối tượng này chủ yếu bao gồm:
   • Người lao động Việt Nam làm việc theo Hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên.
   • Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.
3. KHÔNG tính vào quỹ lương này tiền lương của các đối tượng sau:
   • Người lao động nước ngoài (hiện tại chưa bắt buộc đóng KPCĐ dựa trên lương của họ, dù họ có thể thuộc đối tượng đóng BHXH).
   • Người lao động đang nghỉ hưởng chế độ thai sản, ốm đau từ 14 ngày trở lên trong tháng (không hưởng lương tại DN).
   • Người lao động đang tạm hoãn HĐLĐ, nghỉ không hưởng lương.
   • Người lao động thử việc (nếu HĐ thử việc riêng và không đóng BHXH).
   • Người lao động làm việc theo HĐLĐ dưới 01 tháng.

Mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH của từng NLĐ:

1. Theo quy định của Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn (hiện tại là Quyết định 595/QĐ-BHXH và các văn bản sửa đổi, bổ sung), tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm:
   • Mức lương theo công việc hoặc chức danh.
   • Phụ cấp lương: Các khoản phụ cấp bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ (ví dụ: phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, nặng nhọc…).
   • Các khoản bổ sung khác: Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong HĐLĐ và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.
2. KHÔNG tính vào tiền lương đóng BHXH các khoản phúc lợi, bổ sung khác không thường xuyên, không gắn với thực hiện công việc như: tiền thưởng (theo kết quả SXKD, thưởng sáng kiến, thưởng lễ tết…), tiền ăn ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ, hỗ trợ NLĐ có thân nhân bị chết/kết hôn, sinh nhật…
3. Mức tối đa: Tiền lương tháng đóng BHXH tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở tại thời điểm đóng. Nếu lương thực tế của NLĐ cao hơn mức này, thì chỉ tính đóng BHXH (và KPCĐ) trên mức tối đa là 20 lần lương cơ sở.

Công thức tổng quát xác định Quỹ lương đóng BHXH (tháng):

Quỹ lương đóng BHXH (tháng) = Tổng (Tiền lương tháng đóng BHXH của từng NLĐ thuộc đối tượng)

(Trong đó, Tiền lương tháng đóng BHXH của từng NLĐ không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở)

Việc xác định chính xác quỹ lương này đòi hỏi bộ phận kế toán, nhân sự phải nắm vững quy định về BHXH và theo dõi chặt chẽ tình hình lao động, thu nhập của từng nhân viên hàng tháng.

Để dễ hình dung cách tính kinh phí công đoàn, chúng ta cùng xem xét một ví dụ cụ thể:

• Giả sử: Công ty TNHH ABC trong tháng 01/2025 có các thông tin sau:
  1. Mức lương cơ sở áp dụng: 1.800.000 VNĐ/tháng.
  2. Tổng số lao động: 15 người.
  3. Có 12 người lao động Việt Nam làm việc theo HĐLĐ xác định thời hạn, thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc.
  4. Có 01 Giám đốc người nước ngoài.
  5. Có 01 nhân viên đang nghỉ thai sản cả tháng.
  6. Có 01 nhân viên thử việc theo hợp đồng thử việc 01 tháng.
  7. Tổng quỹ tiền lương và các khoản có tính chất lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của 12 NLĐ Việt Nam thuộc đối tượng là: 150.000.000 VNĐ (Giả sử không có ai có mức lương vượt quá 20 lần lương cơ sở = 36.000.000 VNĐ).
• Cách tính:
  1. Xác định đối tượng tính vào quỹ lương: Chỉ tính 12 người lao động Việt Nam thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc. Không tính Giám đốc nước ngoài, nhân viên nghỉ thai sản, nhân viên thử việc.
  2. Xác định Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH: Là tổng tiền lương tháng đóng BHXH của 12 NLĐ này = 150.000.000 VNĐ.
  3. Áp dụng công thức tính KPCĐ: KPCĐ phải đóng tháng 01/2025 = 2% x Quỹ lương đóng BHXH KPCĐ phải đóng tháng 01/2025 = 2% x 150.000.000 = 3.000.000 VNĐ.
• Kết luận: Trong tháng 01/2025, Công ty TNHH ABC phải trích nộp 3.000.000 VNĐ kinh phí công đoàn.

Ví dụ này cho thấy tầm quan trọng của việc xác định đúng đối tượng lao động và mức lương làm căn cứ đóng BHXH để có cách tính kinh phí công đoàn chính xác.

Một câu hỏi thường gặp là: Doanh nghiệp chưa thành lập tổ chức Công đoàn cơ sở (CĐCS) thì có phải đóng kinh phí công đoàn không và cách tính kinh phí công đoàn như thế nào?

Câu trả lời là: CÓ, VẪN PHẢI ĐÓNG.

Nghĩa vụ đóng KPCĐ: Theo Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP, đối tượng đóng KPCĐ là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng lao động, không phân biệt đã có CĐCS hay chưa. Đây là nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động.

Cách tính KPCĐ: Hoàn toàn giống như doanh nghiệp đã có CĐCS. Vẫn áp dụng công thức: KPCĐ phải đóng = 2% x Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Phương thức và nơi nộp:

1. Doanh nghiệp chưa có CĐCS sẽ đóng toàn bộ 100% số tiền KPCĐ (tức 2% quỹ lương đóng BHXH) cho Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở.
2. Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở thường là:
   • Liên đoàn Lao động quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
   • Công đoàn ngành địa phương, Công đoàn Tổng công ty (nếu doanh nghiệp thuộc các đơn vị này).
   • Công đoàn các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế (nếu doanh nghiệp hoạt động trong các khu này).
3. Doanh nghiệp cần liên hệ với Công đoàn cấp trên tại địa phương để được hướng dẫn cụ thể về tài khoản và phương thức nộp tiền (thường là chuyển khoản).
4. Thời điểm nộp: Hàng tháng, cùng kỳ đóng BHXH.

Việc không thành lập CĐCS không miễn trừ nghĩa vụ đóng KPCĐ cho doanh nghiệp. Ngược lại, việc đóng KPCĐ đầy đủ là một trong những điều kiện để thành lập CĐCS sau này (nếu có nhu cầu).

Sau khi đã biết cách tính kinh phí công đoàn và thực hiện nộp tiền, bộ phận kế toán cần hạch toán khoản chi phí này vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp một cách chính xác.

Tính chất khoản chi: Kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng (2%) được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Tài khoản sử dụng (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC):

1. Số tiền KPCĐ phải nộp trong kỳ được hạch toán vào bên Có Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác, chi tiết TK 3382 – Kinh phí công đoàn.
2. Đồng thời, ghi tăng chi phí tương ứng vào bên Nợ các Tài khoản chi phí liên quan đến bộ phận có người lao động được tính KPCĐ, ví dụ:
   • TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Cho bộ phận quản lý, văn phòng).
   • TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (Nếu tính cho công nhân sản xuất trực tiếp – ít dùng hơn).
   • TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Cho nhân viên quản lý phân xưởng).
   • TK 641 – Chi phí bán hàng (Cho bộ phận bán hàng).

Bút toán hạch toán (Ví dụ tính vào chi phí QLDN):
Nợ TK 642 (Chi tiết KPCĐ)
Có TK 3382

Khi nộp tiền KPCĐ:
Nợ TK 3382
Có TK 111 (Tiền mặt) / TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác chi phí KPCĐ và đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần tư vấn chi tiết về hạch toán kế toán các khoản trích theo lương? Dịch vụ kế toán trọn gói của A.C.S.C sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Xem Thêm: Đừng bỏ lỡ Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Khai Thuế! Ai là Đối Tượng Nộp Thuế GTGT và Các Phương Pháp Tính Thuế GTGT nào cần biết?

Để thực hiện đúng nghĩa vụ, ngoài việc nắm rõ cách tính kinh phí công đoàn, doanh nghiệp cần chú ý đến thời điểm và phương thức nộp tiền.

Thời điểm nộp:

• Kinh phí công đoàn được đóng hàng tháng, cùng với kỳ đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động (Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP).
• Hạn chót nộp thường là ngày cuối cùng của tháng (đối với phương thức đóng hàng tháng) hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan BHXH/Công đoàn địa phương. Doanh nghiệp nên nộp sớm để tránh phát sinh lãi chậm nộp (nếu có quy định).

Phương thức nộp:

1. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức sau:
2. Chuyển khoản: Đây là phương thức phổ biến và được khuyến khích. Doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản thu của tổ chức Công đoàn (CĐCS hoặc Công đoàn cấp trên) theo thông tin tài khoản được cung cấp.
3. Tiền mặt: Có thể nộp trực tiếp tại trụ sở Công đoàn (thường ít áp dụng với doanh nghiệp, chủ yếu cho đơn vị nhỏ lẻ hoặc khi có yêu cầu đặc biệt).
4. Nơi nhận tiền:
   • Nếu doanh nghiệp đã có CĐCS: Doanh nghiệp nộp KPCĐ vào tài khoản của CĐCS. Sau đó, CĐCS có trách nhiệm trích nộp một phần lên Công đoàn cấp trên theo tỷ lệ quy định của Tổng Liên đoàn.
   • Nếu doanh nghiệp chưa có CĐCS: Doanh nghiệp nộp toàn bộ 100% số KPCĐ (2% quỹ lương) vào tài khoản của Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý địa bàn/ngành nghề.

Doanh nghiệp cần liên hệ với CĐCS (nếu có) hoặc Liên đoàn Lao động quận/huyện/ngành để có thông tin chính xác về tài khoản và phương thức nộp tiền KPCĐ. Việc nộp đúng nơi, đúng hạn giúp tránh các vấn đề phát sinh sau này.

Đăng ký dịch vụ trọn gói Của A.C.S.C

Dịch Vụ Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử ➔

Dịch Vụ báo cáo thuế và làm sổ sách kế toán ➔

Dịch vụ đăng ký chữ ký số tại A.C.S.C ➔

Việc tính toán chính xác tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN và đặc biệt là cách tính kinh phí công đoàn đòi hỏi sự am hiểu về luật pháp và sự cẩn trọng trong nghiệp vụ kế toán. Sai sót có thể dẫn đến việc nộp thiếu, nộp thừa, bị truy thu và phạt. Dịch Vụ A.C.S.C AOI cung cấp dịch vụ kế toán tiền lương và BHXH chuyên nghiệp, giúp bạn giải quyết nỗi lo này.

Dịch vụ của A.C.S.C bao gồm:

• Tư vấn xây dựng thang bảng lương, quy chế lương thưởng: Đảm bảo đúng luật và phù hợp với doanh nghiệp.
• Tính toán lương hàng tháng: Chính xác, đầy đủ các khoản lương, phụ cấp, khấu trừ.
• Tính toán và kê khai BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: Xác định đúng quỹ lương, tính đúng số tiền phải nộp, thực hiện kê khai điện tử.
• Thực hiện các thủ tục BHXH điện tử: Báo tăng, giảm lao động, giải quyết chế độ…
• Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN: Tính toán và thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động.
• Tư vấn pháp luật lao động, tiền lương, BHXH.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ A.C.S.C:

• Chính xác tuyệt đối: Đảm bảo mọi tính toán và kê khai tuân thủ đúng quy định mới nhất.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Giảm tải công việc cho bộ phận kế toán, nhân sự, tiết kiệm chi phí quản lý.
• An tâm pháp lý: Tránh các rủi ro về sai sót, chậm nộp, bị phạt liên quan đến lương và BHXH.
• Chuyên nghiệp, hiệu quả: Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, quy trình làm việc khoa học.

Liên hệ A.C.S.C để quản lý lương thưởng hiệu quả

A.C.S.C – Đối tác tin cậy trong quản lý lao động và BHXH!

VÕ THỊ KIM PHỤNG – PHỤNG KIO

CEO Phụng Kio – Giám đốc Công ty TNHH TMDV A.C.S.C với phương châm luôn cố gắng đem đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.

MS Phụng và đội ngũ công ty luôn làm việc nhiệt huyết và hiệu quả nhất nhằm gửi tới khách hàng những dịch vụ hoàn thiện và nhanh chóng trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh nhằm giúp khách hàng an tâm trong quá trình mở công ty và phát triển kinh doanh.

Tôi và đội ngũ công ty xin chân thành cảm ơn quý khách hàng vì đã lựa chọn công ty ACSC là người bạn đồng hành của quý doanh nghiệp về Dịch vụ Thành lập công ty- Dịch vụ đặt tên công ty theo Phong thủy – Thay đổi giấy phép – Báo cáo Thuế – Khai Thuế

“Với kinh nghiệm trong nhiều năm về thủ tục pháp lý cùng một chút đam mê về lĩnh vực phong thủy, qua thời gian nghiên cứu và tìm tòi, tôi tin rằng với kiến thức chút ít của tôi có thể phần nào hỗ trợ và đồng hành trong sự phát triển của quý doanh nghiệp.”